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Uma rotina comum dentro de empresas, grupos de acionistas e condomínios é a realização de assembleias, com o intuito de debater assuntos comuns a todos. Mas, com o avanço tecnológico, e também em decorrência da pandemia de Covid-19, esses encontros ganharam outra configuração, e a assembleia digital se expandiu exponencialmente.
Para deliberar sobre interesses da empresa ou do condomínio, foram criados esses encontros periódicos em ambiente online, onde se faz necessária a presença de pelo menos uma parte dos interessados. Essa configuração online veio para facilitar a vida de muitos dos envolvidos nesse processo.
Neste artigo, vamos conceituar o que é a assembleia digital, explicar seu funcionamento, mencionar os tipos de assembleias digitais que são utilizados de forma recorrente, e também falar sobre as vantagens desta inovação para empresas e condomínios.
O que é uma Assembleia Digital?
Uma assembleia digital é a versão online de uma assembleia como qualquer outra, mas sendo observada sua validade legal e protocolos que a fazem ser um instrumento juridicamente válido, sem a necessidade de sua realização presencial.
Ou seja, tudo que é necessário a uma assembleia presencial também deve ser validado em sua versão digital, tais como protocolos, leis, quórum exigido de participantes, diretrizes, votação etc.
Sendo assim, a assembleia digital trata de todos os temas pertinentes a uma empresa, empreendimento ou instituição, mas é realizada em um ambiente virtual, escolhido pelos responsáveis pela sua realização, como CEO, equipe de RH, diretor ou mesmo o síndico do condomínio.
Como funciona uma Assembleia Digital?
A assembleia digital deve funcionar exatamente com as mesmas diretrizes e regras das presenciais. É preciso escolher o ambiente virtual onde ela será realizada, e isso fica a cargo do CEO, membros do conselho ou equipe de TI.
É necessário se atentar para o quórum exigido de acionistas ou participantes, ter a capacidade de lidar com o grande número de informações trocadas, a produção da documentação pertinente, como editais e atas, e estar de acordo com empresas de auditoria e com a legislação nacional.
O backoffice precisa se atentar à regulamentação do BACEN, da CVM (Comissão de Valores Mobiliários), para que toda a condução da assembleia digital esteja de acordo com as leis e tenha validade jurídica.
Uma assembleia digital precisa também oferecer aos acionistas e demais participantes uma experiência de excelência, assegurando a isonomia, sigilo e integridade de todos os presentes envolvidos no evento.
O que a Lei diz sobre a Assembleia Digital?
Nos difíceis tempos da pandemia de Covid-19, foi criada uma Lei para regulamentar as assembleias digitais, que eram tão necessárias na época, e acabaram por virar uma constante na rotina de empresas e condomínios, mesmo após este período de emergência global.
A Lei, n° 14.010 foi criada e aprovada em junho de 2020, e o seu Artigo 5° estabelece que “a assembleia geral, inclusive para os fins do Art. 59 do Código Civil, até 30 de outubro de 2020, poderá ser realizada por meios eletrônicos, independentemente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica.”
Se você está se perguntando como é possível seguir fazendo assembleias digitais, uma vez que o tempo de validade descrito na Lei 14.010 prescreveu em outubro de 2020, é bem simples.
Não existe nenhum tipo de impedimento ou veto que impeça a realização das assembleias digitais, mas para que estejam dentro da legislação e tenham validade jurídica, é preciso obedecer às normas vigentes, e também é necessário que o estatuto da empresa permita realização desse tipo de evento.
Como realizar uma Assembleia Digital?
Para que seja possível realizar uma assembleia digital, é preciso utilizar uma plataforma específica para isso, e a Soluti tem esse ambiente digital perfeito para a realização da sua assembleia.
É uma ferramenta que vai garantir maior eficiência e agilidade no seu backoffice, e ainda contar com a segurança necessária para a troca de informações e documentos que precisam ser mantidos em sigilo. O passo a passo é bastante simples:
- Faça o cadastro da sua assembleia digital na plataforma específica
- Crie uma agenda para o evento e convoque os acionistas e demais participantes através de e-mails
- Realize sua assembleia digital em um ambiente virtual seguro
- Registre e apure de forma virtual os votos
- Gere o mapa e votos e finalize sua assembleia
Como tudo é feito num ambiente virtual, há muito mais agilidade e praticidade, sem perder a segurança necessária para esse tipo de encontro. A integridade da troca de informações é garantida.
Quais são as vantagens da Assembleia Digital?
Graças à possibilidade de realização de uma assembleia digital, foram observadas inúmeras vantagens. Por isso, mesmo após o período de pandemia, esse modelo de reunião se popularizou e permanece até o momento como uma alternativa bastante interessante para empresas e condomínios.
Redução de recursos gastos
Como os eventos são realizados de forma digital, deixa de ser necessário o deslocamento dos envolvidos, economizando tempo, e não há a necessidade de imprimir uma série de documentos que seriam entregues numa assembleia presencial, reduzindo assim o gasto com esse material. Não será preciso a locação de um espaço para a realização do evento, economizando também esses valores. Ainda há a questão ambiental, que envolve a redução do consumo de papel.
Maior número de participantes
Com o advento da tecnologia e a criação dos ambientes virtuais para a realização de assembleias, fica mais fácil participar da reunião de qualquer lugar, dentro ou fora da cidade. Por isso, há um maior número de interessados em contribuir para a realização das assembleias digitais.
Processos integrados
Como a plataforma de realização de assembleia digital tem seu sistema articulado com as demais ferramentas necessárias, fica possível centralizar as informações de documentos, como editais, votações e atas.
Acesso às informações mais eficientes
Como tudo é realizado em um ambiente virtual, o acesso às informações se dá de forma mais facilitada, com toda a documentação sempre atualizada e de maneira bastante acessível.
Melhor experiência para os acionistas
Para quem vai participar de uma reunião de forma digital, pode haver alguma dúvida sobre a legalidade de todas as etapas envolvidas. Mas, no ambiente virtual de assembleias da Soluti, as votações serão simplificadas, seguras e ágeis, gerando assim uma experiência mais positiva aos participantes. Assim, as Assembleias Gerais Ordinárias (AGOs) e Assembleias Gerais Extraordinárias (AGEs) terão uma melhoria significativa na sua forma de condução.
Segurança das informações
As assembleias digitais são realizadas em ambientes virtuais seguros e sigilosos, o que garante a proteção dos assuntos debatidos, da votação e dos documentos pertinentes a esse tipo de encontro. A plataforma para assembleia digital da Soluti tem uma tecnologia de criptografia de ponta a ponta, evitando que as informações trocadas possam vazar e cair em mãos indevidas.
