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O uso de certificados digitais já faz parte da rotina de escritórios de contabilidade e empresas, permitindo a autenticação de identidade, assinatura de documentos e acesso a sistemas online com validade jurídica. No entanto, ainda existe uma dúvida recorrente no dia a dia desses profissionais. É seguro compartilhar esse certificado com outras pessoas?
O certificado digital representa a identidade jurídica de uma pessoa ou empresa no ambiente digital. Na prática, isso significa que qualquer ação realizada com ele como envio de declarações, emissão de notas fiscais ou assinatura de documentos é legalmente atribuída ao seu titular. Por isso, compartilhá-lo ou armazená-lo de forma inadequada pode abrir brechas para riscos significativos.
Compartilhar um certificado digital é tão sensível quanto compartilhar documentos pessoais, como CPF ou RG. Independentemente do formato, seja em nuvem, arquivo (A1), cartão ou token (A3), o que está em jogo são dados que garantem autenticidade e validade jurídica às operações realizadas.
O que é um certificado digital e para que ele serve?
Antes de abordar os riscos do compartilhamento, é importante reforçar o conceito. O certificado digital é uma tecnologia que autentica a identidade de pessoas físicas, empresas ou sistemas em transações online. Funciona como um “documento eletrônico”, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que assegura a integridade e a autenticidade das informações.
No contexto contábil, ele é essencial para atividades como:
- Assinar documentos digitalmente
- Transmitir obrigações fiscais
- Emitir notas fiscais eletrônicas
- Acessar sistemas como Receita Federal e eSocial
Os modelos mais comuns são:
- A1: armazenado no computador, com possibilidade de cópia (.pfx)
- A3: armazenado em cartão ou token físico, exigindo uso de dispositivo e senha
- A3 em nuvem: acessível a partir de diferentes dispositivos, como smartphones e computadores
Por ter validade jurídica, qualquer operação realizada com o certificado é considerada legítima até que se prove o contrário o que reforça a responsabilidade do titular.
Os riscos de compartilhar um certificado digital
Apesar de ser uma prática comum em muitos escritórios contábeis, o compartilhamento de certificados digitais é arriscado e juridicamente delicado. Isso porque o titular continua sendo responsável por todas as ações realizadas com o certificado, mesmo que não tenha sido ele quem executou.
Entre os principais riscos, destacam-se:
- Possibilidade de fraudes fiscais e envio indevido de informações
- Assinaturas de documentos sem o consentimento do titular
- Vazamento de dados e exposição de informações sensíveis
- Problemas com a LGPD e falhas de compliance
- Aumento do risco de erros operacionais dentro da equipe
Em um ambiente contábil, onde a precisão e a responsabilidade são fundamentais, essas situações podem gerar impactos financeiros e legais relevantes.
Além disso, alguns outros riscos podem incluir:
- Responsabilização legal indevida: o certificado digital possui validade jurídica equivalente a uma assinatura manuscrita. Qualquer operação realizada com o certificado é atribuída ao seu titular, independentemente de quem efetivamente o utilizou.
- Comprometimento da segurança: o compartilhamento aumenta a exposição a acessos não autorizados, vazamento de dados e uso indevido das credenciais.
- Perda de rastreabilidade: dificulta a identificação de quem realizou determinada ação, comprometendo auditorias e investigações internas.
- Descumprimento de normas e boas práticas: pode violar políticas de segurança, normas internas e exigências regulatórias relacionadas à proteção de dados e identidade digital.
Em resumo, o compartilhamento do certificado digital descaracteriza o princípio de identificação inequívoca do titular, que é a base da confiança na certificação digital.
Identificação inequívoca do titular é um princípio fundamental da certificação digital. Significa que é possível afirmar, sem dúvida, quem é a pessoa responsável por uma ação realizada com o certificado digital.
Por que o compartilhamento ainda acontece?
Mesmo com os riscos, o compartilhamento ainda é uma prática recorrente, especialmente em escritórios contábeis. Isso acontece, principalmente, devido à centralização das operações em poucos responsáveis.
No dia a dia, o certificado é utilizado para diversas tarefas críticas, como envio de declarações, acesso a sistemas governamentais e cumprimento de obrigações fiscais. Para ganhar agilidade, muitas equipes acabam compartilhando o acesso entre contadores, assistentes e estagiários.
No entanto, essa prática transfere um risco elevado para o titular e para a empresa, já que qualquer ação realizada será juridicamente atribuída a quem detém o certificado.
Existe forma segura de compartilhar?
Diante dessa realidade, o ideal não é o compartilhamento direto do certificado, mas sim o uso de soluções que permitam o gerenciamento seguro de acessos.
Ferramentas especializadas possibilitam:
- Controle de quem acessa o certificado
- Registro e rastreabilidade das ações realizadas
- Gestão de permissões por usuário
- Conformidade com normas de segurança e LGPD
Dessa forma, é possível manter a produtividade da equipe sem abrir mão da segurança e da responsabilidade jurídica.
“Na Soluti, entendemos que a forma mais segura de o contador realizar atividades que exigem o certificado digital do cliente é evitando o compartilhamento direto desse certificado. O caminho mais confiável é adotar mecanismos que preservem a identidade do titular, garantindo controle e rastreabilidade em todas as operações. Isso inclui a assinatura realizada pelo próprio cliente em plataformas eletrônicas, o uso de identidades digitais seguras para acessos e validações remotas, além de soluções que permitam a gestão centralizada do ciclo de vida dos certificados. Esse modelo mantém o controle com o titular, reduz riscos operacionais e fortalece a governança digital dos escritórios contábeis”, afirma Áiska Hacine, PO responsável pela Gestão de Produtos da Soluti.
Além disso, o contador ainda pode contar com diferentes formas seguras e práticas de acionar o cliente manualmente ou a cada operação feitas.
Algumas alternativas seguras e práticas são:
- Envio automatizado de documentos para assinatura, permitindo que o cliente assine remotamente por meio de plataformas como a Intellisign
- Uso de identidade digital em nuvem, permitindo que o cliente autorize operações com segurança, por meio de soluções como o Bird ID
- Padronização e automação de processos, com controle e monitoramento das atividades por meio de ferramentas de gestão como o Soluti Pro
Essas soluções permitem manter o controle do titular sobre sua identidade digital, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade do escritório contábil.
Atenção à rotina operacional
Outro ponto importante é que o compartilhamento direto especialmente nos modelos tradicionais, pode sobrecarregar a equipe. Isso porque envolve atividades constantes como instalação, configuração, renovação e controle de acesso em diferentes máquinas.
Os erros mais frequentes estão relacionados à busca por agilidade operacional sem a adoção de controles adequados de segurança.
Entre os principais erros que podem ser observados dentro de rotinas de escritório contábeis, destacam-se:
- Compartilhamento do certificado digital entre colaboradores
- Armazenamento do certificado em computadores compartilhados
- Uso de senhas fracas ou compartilhadas
- Falta de controle sobre quem utiliza o certificado
- Não realização de revogação imediata após desligamento de colaboradores
- Falta de monitoramento e auditoria do uso do certificado
Esses comportamentos aumentam significativamente o risco de fraudes, uso indevido e responsabilização jurídica.
Como garantir mais segurança no uso do certificado digital e boas práticas
No ambiente contábil, onde o certificado digital é uma ferramenta essencial, adotar boas práticas de segurança não é apenas uma recomendação, é uma necessidade.
Isso inclui evitar o compartilhamento direto, proteger senhas, utilizar soluções de gestão de acesso e garantir que apenas pessoas autorizadas utilizem o certificado.
As principais boas práticas incluem:
- Não compartilhar o certificado digital ou sua senha
- Armazenar o certificado em ambiente seguro, preferencialmente protegido por criptografia e controle de acesso
- Utilizar dispositivos confiáveis e atualizados, com antivírus e sistemas operacionais atualizados
- Realizar backups seguros, quando aplicável
- Controlar quem tem acesso ao certificado, com registro de uso e auditoria
- Revogar imediatamente o certificado em caso de suspeita de comprometimento
- Manter políticas internas de segurança da informação
- Adotar ferramentas que permitam gestão e controle centralizado dos certificados, como o Soluti Pro
- Utilizar soluções que permitam assinaturas seguras e rastreáveis, como a Intellisign
- Priorizar certificados digitais com autenticação segura e uso controlado pelo titular, como o Bird ID.
Essas práticas são essenciais para proteger a identidade digital do titular e a integridade das transações eletrônicas.
Empresas como a Soluti atuam justamente nesse cenário, oferecendo soluções que ajudam a garantir mais segurança, controle e confiabilidade no uso de certificados digitais.
Como garantir o uso seguro do certificado digital no meio jurídico
O certificado digital é, na prática, a identidade jurídica de uma pessoa ou empresa no ambiente digital. Compartilhá-lo, ou até mesmo compartilhar sua senha, equivale a permitir que outra pessoa atue legalmente em nome do titular.
Embora seja uma prática comum em alguns escritórios contábeis, ela pode abrir espaço para fraudes, erros operacionais e problemas legais. Por isso, o caminho mais seguro é investir em gestão adequada de acessos e em soluções que garantam controle, rastreabilidade e conformidade.
“O equilíbrio entre agilidade operacional e segurança digital é totalmente possível quando os processos são estruturados com o apoio de tecnologia e uma governança bem definida. Para isso, é fundamental evitar o compartilhamento direto do certificado digital, adotar soluções de assinatura eletrônica para formalização de documentos, utilizar identidades digitais em nuvem para acessos seguros, implementar ferramentas de gestão do ciclo de vida dos certificados, além de padronizar processos e capacitar continuamente a equipe em boas práticas de segurança da informação. A segurança não deve ser vista como um obstáculo, mas como um pilar essencial para garantir a continuidade, a confiabilidade e a escalabilidade das operações”, reforça Áiska Hacine, da Soluti.
No fim das contas, proteger o certificado digital é proteger a própria responsabilidade jurídica do negócio.
Soluti, pioneira em certificação digital
Agora que você já entende mais sobre a segurança e o compartilhamento de certificados digitais, que tal conhecer a empresa pioneira nesse assunto? Quer saber mais sobre como o certificado digital pode beneficiar você ou sua empresa?
A Soluti é uma autoridade certificadora digital que oferece soluções em segurança e eficácia para todos os públicos: pessoas físicas, jurídicas e profissionais de diversas áreas. Além disso, oferecemos também certificados e produtos para sites, mantendo o seu endereço na web sempre protegido.
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