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As ferramentas tecnológicas promoveram muitas mudanças na rotina de diversos profissionais. Os advogados, por exemplo, podem otimizar o dia a dia através da utilização do certificado digital. Um recurso cada vez mais popular em escritórios de advocacia, destacando-se pela eficiência e rapidez.
O meio jurídico sempre lidou com um enorme volume de documentos, que precisavam ser assinados, reconhecidos e autenticados, gerando uma grande burocracia que envolvia deslocamento, idas ao cartório e reuniões presenciais.
A utilização do certificado digital em escritórios de advocacia gerou uma mudança profunda na gestão de documentos e produção de peças processuais. Neste artigo, vamos contar um pouco mais sobre os benefícios que essa ferramenta pode oferecer aos profissionais e empresas da área jurídica.
O que é certificação digital e como funciona?
A certificação digital foi desenvolvida para assegurar a legitimidade e segurança das informações trocadas no ambiente digital. É ela que permite a realização de assinaturas eletrônicas qualificadas, que possuem validade jurídica, e uma série de outras funcionalidades.
O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como uma identidade digital tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas, e contém os principais dados de identificação de indivíduos ou empresas.
O funcionamento da certificação digital se dá com base em um par de chaves criptográficas: uma pública, para quem recebe a informação, e uma privada, para o dono do certificado digital e o emissor dos dados.
É a chave privada a responsável por codificar as informações e validar a identidade do usuário do certificado, enquanto a chave pública decodifica os dados enviados e criptografados pela chave privada. Graças à criptografia assimétrica, somente o emissor e o receptor das mensagens conseguem ter acesso ao seu conteúdo.
Tipo de certificado digital ideal para advogados
Existem diversos tipos de certificados digitais, cada um voltado para diferentes necessidades. Para advogados, o mais indicado é o e-CPF, disponível em nuvem ou token.
O e-CPF é a identidade digital da pessoa física e permite assinar documentos, acessar sistemas do governo, realizar peticionamento eletrônico e cumprir obrigações fiscais com segurança e validade jurídica.
Quais são as vantagens da certificação digital para escritórios de advocacia?
Além de todas as funcionalidades que o certificado digital oferece aos seus signatários, os advogados atualmente têm sua vida profissional bastante facilitada com a grande quantidade de ações que podem realizar através do uso do certificado. Vejamos algumas das suas vantagens para esses profissionais:
Aumento da segurança jurídica
Além da possibilidade de realizar assinaturas digitais com validade jurídica e sem a necessidade de reconhecimento no cartório, o profissional da área jurídica terá muito mais segurança em suas transações no ambiente virtual.
Como mencionamos acima, a troca de dados é feita de forma criptografada, e somente os portadores das chaves pública e privada terão acesso ao conteúdo das mensagens, mantendo o sigilo, evitando fraudes e o vazamento dos dados trocados.
Agilidade e eficiência nos processos
Graças ao certificado digital em escritórios de advocacia, os profissionais conseguem analisar e resolver os processos de uma maneira muito mais eficiente, já que podem assinar petições, emitir pareceres, procurações e contratos, acessar seus processos de forma remota, emitir guias de recolhimento de impostos e ainda ter uma comunicação mais ágil com a Receita Federal através da sua plataforma online.
Além de evitar deslocamentos até fóruns e tribunais para ratificar petições ou protocolos, com o uso do certificado digital para escritórios de advocacia, a prospecção de novos clientes se torna mais efetiva, já que a grande maioria busca por empresas que investem em segurança e tecnologia.
Economia de custos operacionais
Na era digital, os advogados não precisam mais de reconhecimentos, autenticações nem deslocamentos para o cartório ou para a entrega de documentos como procurações, contratos, petições e vários outros. Com o certificado digital, esses processos cartorários deixam de ser necessários, e o envio pode ser feito online.
Além de reduzir os custos com deslocamento, devemos levar em conta que a impressão de papéis diminui consideravelmente, assim como a necessidade de espaço para armazenagem de documentos físicos. Essa prática também contribui para a sustentabilidade.
A certificação digital como diferencial competitivo no mercado jurídico
Devemos levar em conta todas as vantagens que o certificado digital em escritórios de advocacia pode proporcionar, como vimos acima. Mas vai além disso, já que a tecnologia é uma aliada importante na competitividade.
Aumento da confiança dos clientes
Os clientes estão em busca de serviços que não só atendam suas demandas, mas também o façam da maneira mais prática possível, reduzindo o tempo gasto com burocracias.
Ter o certificado digital é um diferencial que proporcionará aos seus clientes mais confiança na capacidade de resolução dos problemas com métodos mais seguros, sem risco de vazamento de dados e de forma dinâmica.
Melhoria da comunicação com clientes e parceiros
Com a digitalização dos processos jurídicos, a comunicação com clientes e parceiros comerciais se torna muito mais ágil, prática e segura. A troca de dados é feita de maneira sigilosa, sem a necessidade de reuniões presenciais, tornando a tecnologia uma ferramenta essencial para o bom andamento dos casos e transações.
Vantagem em processos eletrônicos e tribunal digital
Com o uso do certificado digital em escritórios de advocacia, a gestão de processos pode ser feita diretamente do ambiente de trabalho, evitando deslocamentos aos fóruns e tribunais antes de audiências, que também podem ser realizadas de forma virtual.
Além disso, armazenar documentos eletrônicos economiza tempo na hora de arquivar e buscar informações, tornando esse processo mais prático com o uso de filtros e computadores. Há também um histórico de assinaturas, alterações e consultas.
O acesso aos documentos só poderá ser feito por pessoas previamente autorizadas, e, para garantir o sigilo, tudo é criptografado, reduzindo o risco de roubo de dados.
Qual o processo de aquisição e implementação do certificado digital?
Se você ou sua empresa ainda não possuem um certificado digital, confira abaixo um passo a passo para obtê-lo de forma rápida e descomplicada:
Passo a passo para obter o certificado
O primeiro passo é pesquisar sobre as Autoridades Certificadoras (ACs), que são responsáveis pela comercialização do certificado digital e devem operar de acordo com as diretrizes da ICP-Brasil e as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A Soluti é líder de mercado em certificação digital para escritórios de advocacia e possui uma ampla carteira de clientes, tendo vasta experiência na comercialização de certificados digitais para a área jurídica.
Após definir a AC, é necessário avaliar suas demandas e, com base nessas informações, escolher o melhor modelo de certificado digital, sua validade e a forma de uso, seja através da instalação em um computador, do uso de um token ou do armazenamento em nuvem.
Custos e prazos para adquirir
Cada tipo de certificado digital tem um valor diferente, e a validade também interfere em seu custo. Para saber quanto investir nessa ferramenta, é necessário definir o modelo mais adequado às suas necessidades.
Após o pagamento e a conclusão do processo, incluindo a conferência com a AC para comprovar a identidade do solicitante, o prazo para recebimento do certificado pode variar, mas geralmente não ultrapassa uma semana, podendo ser concluído em até dois dias após a compra.
Manutenção e validade do certificado digital
Se você ou sua empresa optarem por um certificado com número restrito de utilizações, é essencial acompanhar sua validade para não perder a data de renovação. No ramo jurídico, onde o uso é constante, recomenda-se adquirir um certificado com prazo de validade mais longo, garantindo um melhor custo-benefício.
