Certificado digital para empresas: O guia completo

Com o advento da internet, uma certeza que temos é que empresários, em meio a tantos recursos tecnológicos disponíveis, devem buscar soluções que tornem seus processos mais fáceis, rápidos e seguros. O certificado digital para empresas é uma ferramenta extremamente valiosa nesse sentido. 

Para quem possui CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ter um certificado digital para empresas é ter em mãos uma ferramenta que vai trazer uma economia incrível. Isso tanto de tempo gasto com burocracias, envios e deslocamentos, quanto de recursos, já que muito do que se faz com papéis e impressões deixa de ser necessário no ambiente online. 

Para que seja possível compreender de maneira efetiva as vantagens de ter um certificado digital, e os recursos que ele disponibilizará para sua empresa, redigimos este artigo. Acompanhando a leitura até o fim, você vai mergulhar num universo de possibilidades que vão mudar completamente a sua rotina. 

O que é o certificado digital para empresas? 

O certificado digital para empresas é uma ferramenta que pode ser contratada por qualquer tipo de CNPJ. Ele oferece diversos recursos tecnológicos, como por exemplo identidade eletrônica digital com validade jurídica, possibilidade de reconhecimento de firma online, e segurança e garantia de sigilo, já que o envio de dados é criptografado. 

Os certificados são comercializados por autoridades certificadoras, e é imprescindível que ela seja reconhecida pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Para quem precisa otimizar o seu tempo e tem necessidade de realizar diversos tipos de operações de forma digital, ele é a solução para muitas questões. 

Algumas empresas precisam ter certificados digitais para cumprir obrigações fiscais, e sua compra é muito simples e rápida. Muitos processos como idas ao banco e ao cartório, impressão de documentos e envio físico de documentos por portadores deixam de existir, fazendo com que a rotina da sua empresa se torne muito mais dinâmica. 

Para que serve o certificado digital de uma empresa? 

Vamos agora mostrar de forma mais abrangente os recursos que o certificado digital oferece para empresas: 

• Assinatura online em documentos digitais; 

• Possibilidade de transações em instituições financeiras com comprovação da identidade digital; 

• Emitir documentos contábeis e fiscais com assinatura eletrônica; 

• Emissão de Notas Fiscais e acesso simplificado ao site da SEFAZ; 

• Acesso seguro a ambientes virtuais; 

• Envio facilitado do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica 

• Emissão de procuração eletrônica 

• Receita Federal: CAGED, DIRF, PERDCOMP, DACON, DBF, DCIDE, DCP, DEREX, DCTF, CRED, DIF, DIMOB, DIMOF, DIPI-TIP, DNF, DSPJ, DTTA, e-CAC, Homolognet, RAIS, SICONFI, SIL, Leilões eletrônicos; 

• Saúde: DMED, TISS; 

• MEC: PROUNI; 

• Segurança Privada: GESP; 

• Detran: e-CNHsp; 

• Setor Público: ITR, DERC; 

• SPED: ECD, EFD, ECF, eSocial; 

• Caixa Econômica: FGTS, e-APS, Conectividade Social ICP; 

• Zona Franca de Manaus: SUFRAMA; 

• Retificação do DARF. 

Quais as vantagens de usar certificado digital para empresas? 

Com o uso de um certificado digital para empresas, seu negócio apresentará alguns diferenciais. Entre eles, a facilidade na hora de emitir uma série de documentos online, como notas fiscais eletrônicas, e a possibilidade de reconhecimento de firma online, tudo com validade jurídica e sigilo. 

A troca de informações feita pela internet ganha outro nível de segurança e confiabilidade, pois os dados enviados são criptografados, e só quem tem as chaves pode acessá-los. É possível fechar acordos e negociações diretamente do seu escritório, sem ter a necessidade de se deslocar, economizando tempo e recursos. Muito mais eficiente! 

Processos contábeis e fiscais são solucionados de forma mais prática, já que o acesso aos sites de empresas públicas e privadas é possível usando seu certificado digital. Também com relação a processos administrativos, como documentos que requerem sua assinatura a distância, os benefícios são inúmeros em matéria de reduzir a burocracia.  

É possível ainda fazer o acompanhamento dos processos em que o certificado foi utilizado, já que nele consta o histórico de datas e outras informações pertinentes a cada acesso. Mesmo que seja necessário formatar o dispositivo no qual o seu certificado é utilizado, é possível realizar o backup sem perder nenhum conteúdo. 

Quais os principais tipos de certificados digitais para empresas? 

Como existem diferentes tipos de empresas, por consequência também existem variados tipos de modelos de certificados digitais. Mas o e-CNPJ, independentemente do tipo escolhido, é uma solução eficaz para a solução de muitas questões burocráticas e a aceleração de processos.  

O e-CNPJ pode ser escolhido de acordo com o modelo e a validade. No caso do A1, que é instalado no seu computador ou celular, a validade é de 12 meses a partir da sua data de emissão. Este modelo será aos poucos substituído pelo Selo Eletrônico, novo modelo de certificado que o Governo vai implementar especialmente para pessoas jurídicas. Temos também o modelo A3, que ao contrário do A1, é utilizado através de token ou smartcard, e que tem validade de 12 a 36 meses.  

Como saber se sua empresa precisa de um certificado digital? 

Depois de acompanhar esse artigo, é possível perceber o quão importante é ter um certificado digital para empresas, e cada enquadramento de CNPJ tem suas necessidades.  

Microempreendedor individual (MEI) 

Apesar de não ser obrigatório, além da facilidade em acessar sites como o da Receita Federal, Caixa Econômica e SEFAZ, a emissão de Notas Fiscais com o certificado digital é muito facilitada, podendo também ter maior controle dos documentos e de quando foram emitidos. 

Empresas de lucro presumido 

Já no caso das empresas que possuem o modelo de lucro presumido, o certificado digital se faz imprescindível, uma vez que a emissão e envio de declarações mensais e anuais para a Receita Federal só pode ser feita através do certificado digital para empresas. 

Empresas com funcionários 

Empresas com 5 ou mais funcionários têm, obrigatoriamente, que ter certificado digital. As demais não têm essa obrigatoriedade, mas vale ressaltar que ele é de grande ajuda para realizar o envio da declaração tanto para Caixa Econômica quanto para Previdência Social com os dados dos funcionários. 

Empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica 

No caso de empresas que emitem nota fiscal eletrônica, o reconhecimento no sistema do SEFAZ através de certificado digital é muito mais simples. Além disso, a emissão é facilitada, uma vez que os dados das notas emitidas ficam gravados, sendo bem prático emitir notas para clientes frequentes e podendo armazenar dados de novos clientes. É preciso lembrar que o uso do certificado dá maior garantia de integridade na hora de acessar os sites e emitir as notas. 

O que é necessário para fazer o certificado digital? 

Agora vamos ao passo a passo de como fazer para garantir seu certificado digital para empresas de forma rápida e prática: 

Selecionar o modelo e tipo ideal 

A primeira etapa é pesquisar sobre os modelos de e-CNPJs disponíveis, e verificar qual se encaixa melhor no perfil da sua empresa e qual poderá atender melhor suas demandas. Depois de se decidir pelo tipo mais adequado, seguimos para o próximo passo. 

Optar pela empresa de certificação 

Pesquisar sobre as Autoridades Certificadoras que estejam trabalhando em consonância com as normas definidas pela ICP-Brasil é fundamental. Verifique a idoneidade e reputação da AC no mercado através de buscas por reclamações e supostos problemas, e se baseie na carteira de clientes para medir sua confiabilidade no mercado. 

Envio da documentação necessária 

Os documentos que são normalmente pedidos pela Autoridade Certificadora são: 

• Estatuto ou contrato social 

• Cartão do CNPJ  

• Em caso de ser uma empresa do ramo comercial, é preciso também o cadastro do SINTEGRA 

• Documentos dos responsáveis legais pela empresa 

Validação presencial ou digital 

Existem duas maneiras de fazer a validação de identidade, via videoconferência ou presencialmente em uma loja da AC escolhida.  

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