Quais os benefícios de implementar a matrícula digital nas IES?

O uso da tecnologia já é uma realidade em muitos lares brasileiros, e, como as Instituições de Ensino Superior não poderiam ficar de fora desse movimento, surgiu há pouco tempo uma nova forma de ingresso nas faculdades, que é através da matrícula digital. 

Esse recurso apresenta uma série de vantagens muito interessantes para alunos e instituições, e hoje vamos conhecer um pouco mais sobre o tema. Vamos também explicar como a tecnologia pode beneficiar instituições de ensino, professores e alunos. Vamos lá! 

O que é uma matrícula digital? 

Uma matrícula digital é a versão online das matrículas realizadas nas secretarias das Instituições de Ensino Superior, as IES. É o processo em que o candidato a estudante do ensino superior submete sua documentação à avaliação para ingresso na instituição. 

Essa versão digital da matrícula garante que o processo original e presencial seja bastante facilitado. Com a desburocratização do envio de certificados, documentos e tudo que for necessário para a realização do registro do estudante, a vida dos universitários e da própria instituição ganhou mais agilidade. 

Evita-se o uso desnecessário de papel e de filas, gerando economia de recursos para todos os envolvidos, por meio de sites, portais ou aplicativos, de acordo com a indicação da IES como canal oficial para a matrícula. 

Após o envio da documentação do aluno e a realização da pré-matrícula, é necessário aguardar que a IES verifique se tudo está correto, solicite o que for necessário ao aluno e, logo após, faça de forma presencial a validação da matrícula e documentação. 

Como utilizar a matrícula digital em uma instituição de ensino superior? 

Claro que para obter essa ferramenta para sua Instituição de Ensino Superior é preciso seguir um passo a passo, mas é bastante simples conseguir aderir a essa tecnologia, como podemos perceber através das informações abaixo: 

• Entre em contato com uma empresa conceituada que já tenha prática nesse tipo de gestão, e solicite um agendamento para conseguir realizar a matrícula digital. 

• É preciso fazer a adesão à agenda digital, onde tenha o recurso de assinatura digital. 

• Com a adesão à agenda digital escolar, o módulo captação de alunos será o responsável pela realização da matrícula digital dos alunos. 

• Será necessário um treinamento para que sua equipe saiba lidar com essa ferramenta, então agende um dia com o consultor e seus colaboradores para que todos consigam atuar de forma dinâmica neste novo modelo de matrícula. 

• A partir daí é só começar a divulgar nos canais oficiais da instituição esse novo formato de adesão e começar o processo. 

Quais são os benefícios de implementar a matrícula digital nas IES? 

Desde sempre, o processo de matrícula em Instituições de Ensino Superior foi cercado de filas, espera e muita papelada, mas, com a matrícula digital, o processo se tornou muito mais ágil e possui uma série de vantagens, como veremos abaixo: 

Economia de tempo 

Como as matrículas eram feitas diretamente em secretarias durante um período estipulado, era muito comum a aglomeração de pessoas para realizar o procedimento, gerando filas, tumulto e perda de tempo. 

Com a realidade da matrícula digital, esse processo se tornou muito mais rápido, uma vez que uma das etapas, que é a conferência dos documentos, ocorre de forma online, realizada pelos responsáveis da IES. 

Redução de custos 

Mais um dos grandes benefícios que chegaram junto à matrícula digital é a redução dos custos com a emissão da documentação necessária para que seja possível efetuar a inscrição, já que os documentos enviados são também digitais. 

E para a instituição de ensino também há vantagens, já que o manuseio e a conferência de uma grande quantidade de papelada requerem mais mão de obra, enquanto a conferência de documentos online se torna muito menos burocrática e requer menos profissionais. 

Outro ponto a ser considerado é o armazenamento de documentos físicos. O espaço requerido precisava ser muito maior, enquanto que, com o envio da documentação digital, tudo fica armazenado em servidores ou na nuvem. 

Simplificação da Gestão de Documentos da IES 

Como mencionado acima, era preciso um considerável espaço físico para guardar as documentações entregues por alunos, e com a implementação da matrícula digital a gestão de documentos se torna descomplicada. Ficando, inclusive, mais fácil ter acesso ao histórico de cada aluno através de uma busca pelo nome ou CPF. 

Com a criação da matrícula digital, a FED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, está um passo à frente, já que esse formato de arquivamento não requer espaço físico ou mesmo muita mão de obra para manuseá-los. 

Acessibilidade 

Um outro benefício advindo da implementação da matrícula digital é a acessibilidade. Com esse tipo de tecnologia sendo oferecido pelas IES, os alunos que vivem fora do perímetro da IES têm acesso à matrícula de forma facilitada. 

Quem vive longe, possui limitações físicas ou mesmo não pode estar presente no período designado para efetuar a matrícula pode acessar o site ou aplicativo da IES e enviar toda a documentação necessária de forma rápida e prática, permitindo assim uma maior adesão de alunos. 

Cabe ressaltar que, mesmo com a criação da matrícula digital, os alunos que não possuem acesso à documentação digital, dispositivos de envio e internet devem ser considerados, e a matrícula com documentação física não deve ser abandonada para garantir que todos tenham iguais possibilidades de ingresso nas IES. 

Sustentabilidade 

Com a redução do uso de documentação física, há também a redução do uso de papel e tinta para impressora, e isso causa um impacto direto ao meio ambiente, já que há a redução do uso de recursos poluentes. 

Isso transforma, de forma muito positiva, a realidade de quem precisava imprimir uma montanha de documentos, minimizando drasticamente a necessidade do uso de papel, que vem proveniente da natureza. 

Segurança da informação 

Com o uso de Certificados Digitais para o envio da documentação online, há uma maior segurança tanto no envio quanto na armazenagem dos dados de cada aluno, uma vez que as mensagens enviadas através dos Certificados são criptografadas de ponta a ponta, evitando assim o vazamento dos dados de quem se inscreve na IES através da matrícula digital. 

De que outras formas as IES estão se transformando? 

Muito da nossa vida atualmente é baseada em meios digitais, e isso já inclui, felizmente, a área de educação, que não poderia ficar para trás e já incorpora muitas inovações tecnológicas. 

O EAD, também conhecido como Ensino a Distância, já faz parte da realidade de milhares de brasileiros, que podem realizar o sonho de cursar uma faculdade mesmo que não seja possível frequentar o seu campus. 

Instituições de ensino já estão presentes em redes sociais, plataformas e aplicativos online, recursos de tecnologia para melhor compreensão de matérias e o uso constante de ferramentas, como impressoras 3D, que auxiliam na metodologia de cada disciplina. 

Cursos que requerem maior uso de tecnologia, como engenharia de desenvolvimento de games, já podem contar, dentro das instituições de ensino, com tecnologia de ponta, que é capaz de oferecer uma maior quantidade de recursos aos alunos. 

Para que as universidades, escolas e todas as empresas do ramo educacional sigam atentas e atualizadas com ferramentas tecnológicas, a Soluti oferece soluções completas e eficientes, auxiliando assim na gestão de documentos através da Certificação Digital. 

Com a obtenção do Certificado Digital, é possível gerar documentos, assiná-los e compartilhá-los de forma eletrônica, com total segurança e integridade, e com a grande vantagem do armazenamento em nuvem.