Carteira de trabalho digital: tudo o que você precisa saber

Em tempos tão tecnológicos, um documento que guarda muitas informações importantes da vida profissional das pessoas não pode correr o risco de ser perdido, e esse problema realmente teve solução com a criação da carteira de trabalho digital. 

A carteira de trabalho digital chegou para facilitar a vida dos profissionais de Recursos Humanos e também dos contratados, já que agora há mais segurança e proteção dos dados pessoais e profissionais de cada um. 

Neste artigo, vamos conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta que apresenta uma série de vantagens em relação à sua versão física. Vamos também explicar como fazer sua carteira de trabalho digital e como ela funciona. Vamos lá! 

O que é a carteira de trabalho digital e como funciona? 

A carteira de trabalho digital é um documento onde se relata a vida profissional do trabalhador, seus empregadores, cargos que ocupou e também os salários, aumentos, licenças e promoções. Ela contém as mesmas informações que a carteira de trabalho física, porém em um ambiente digital. 

A versão digital da CTPS pode ser acessada pelo site ou pelo aplicativo do Governo Federal com o número do seu CPF. Além das informações trabalhistas, nela constam seus dados pessoais, e ela serve de base para a aposentadoria por tempo de trabalho. 

Agora, quando você tiver alguma alteração a ser feita ou for contratado para um novo emprego, basta informar seu CPF que seus dados aparecerão. Fica mais fácil fazer alterações ou mesmo novos registros, e tudo isso sem assinaturas e com a mesma validade que a carteira de trabalho física. 

Como fazer a carteira de trabalho digital?  

É muito fácil ter acesso a sua carteira de trabalho digital, como veremos no passo a passo a seguir: 

• Acesse o site do Governo Federal no endereço: www.gov.br/trabalho 

• No campo “o que você procura”, digite “carteira de trabalho digital˜. 

• Clique em “obter” e depois em “solicitar” 

• Entrar com identificação do Gov.br (CPF e senha cadastrada) 

• Clique em “autorizar” para permitir que o Portar Emprega Brasil tenha acesso aos seus dados pessoais 

• Posteriormente clique em “completar cadastro” ou “carteira digital de trabalho” 

• Prontamente aparecerão os seus dados pessoais e os registros feitos na carteira de trabalho física, se for esse o caso 

Também é possível fazer esse passo a passo através do aplicativo Gov.br, que está disponível para os sistemas IOS e Android. 

Quais são as vantagens que a carteira de trabalho digital traz às empresas? 

As empresas agora terão muito menos burocracia ao tratar de obrigações contratuais com seus funcionários, entre outras vantagens que veremos abaixo: 

Integração com o eSocial 

Com as inovações tecnológicas surgidas nos últimos tempos no site e aplicativo do Governo Federal, ter um documento único, a carteira de trabalho digital, que esteja integrada com o eSocial, é de grande valia. 

Todos os registros de informações feitos na carteira de trabalho digital pelos empregadores já estão integrados com o eSocial, o que reduz bastante a burocracia e o retrabalho do pessoal do RH. 

Com essa inovação, é possível fazer registros de vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, dados de contribuição para o FGTS, aviso prévio, desligamentos e licenças em uma mesma interface. 

Rapidez em processos contratuais 

Com a criação da carteira digital de trabalho, o processo de gestão de pessoas se tornou menos sobrecarregado, já que qualquer tipo de anotação que antes era feita manualmente e de forma burocrática ficou mais simples. 

Qualquer alteração que antes era feita na carteira de trabalho física, que deveria ser entregue pelo contratado, ganhou agilidade, pois apenas com o CPF do funcionário é possível realizar mudanças de cargos ou salários, férias e bonificações de forma digital, diminuindo assim o tempo gasto com tarefas administrativas. 

Integração entre RH e contabilidade 

Graças ao uso compartilhado de um único banco de informações trabalhistas, a rotina que ligava a contabilidade ao RH se tornou muito mais descomplicada, e é possível interagir muito mais facilmente. 

O envio de relatórios com informações de funcionários de um setor para o outro deixou de ser necessário, pois ambos compartilham as mesmas informações, evitando a perda de prazos para o envio e recebimento de dados pertinentes. 

Segurança no controle da veracidade das informações 

Uma das grandes vantagens que a carteira de trabalho digital trouxe aos empresários, em especial ao setor de RH, é a segurança em obter informações verídicas sobre as experiências laborais anteriores dos candidatos. 

Já não é mais possível cometer fraudes ou falsificações no documento, pois o que antes era feito à mão, hoje está no ambiente digital, e os crimes de falsificação do documento já não são mais possíveis, pois o ambiente é seguro. 

Proteção às informações trabalhistas 

E justamente por isso, o ambiente seguro, é que as informações da carteira de trabalho digital são centralizadas e armazenadas num local seguro, em nuvem, e com ferramentas que oferecem maior proteção. 

Isso beneficia colaboradores e também os empresários, que contam com o sigilo sobre os dados da sua empresa e redução do retrabalho, pois em caso de perda ou danos à carteira física, os empregadores tinham que fornecer uma série de documentos comprobatórios da relação empregatícia. 

Além de reassinar a segunda via da carteira de trabalho física, os empregadores perdiam muito tempo com essa burocracia, o que atualmente não é mais necessário, pois com a carteira de trabalho digital as informações ficam salvas. 

Quais são as vantagens que a carteira de trabalho digital traz para o trabalhador? 

Agora vamos aos benefícios que a carteira de trabalho digital pode oferecer aos seus usuários, os trabalhadores: 

Agilidade na solicitação do documento 

Para fazer a solicitação da carteira de trabalho digital, o processo é muito mais descomplicado que o anterior da carteira física. É tudo simples e rápido, como descrito no passo a passo acima. 

Ao atrelar o grande número de smartphones ativos no país a essa facilidade, o Ministério do Trabalho simplificou muito a vida do trabalhador, que agora tem acesso fácil aos seus dados profissionais. 

Segurança dos dados em caso de perda ou roubo 

Muitas vezes as carteiras de trabalho físicas eram extraviadas, danificadas ou mesmo roubadas, e isso gerava um transtorno enorme para o trabalhador e para seus antigos empregadores, que precisavam fornecer nova documentação para o Ministério do Trabalho comprovando toda a vida profissional de cada usuário. 

Além de precisar registrar um boletim de ocorrência na delegacia para conseguir reaver todas as informações, o tempo gasto com isso era enorme. Hoje tudo está centralizado, evitando a perda dos seus dados trabalhistas. 

Maior acesso à informação 

Uma outra grande vantagem da carteira profissional digital é o acesso mais fácil à informação, que é um direito assegurado pelo Governo Federal a toda a população. E já que é resguardado o direito, a melhor forma de ter acesso aos seus dados trabalhistas é através da carteira digital. 

Ao instalar o aplicativo no seu celular, o trabalhador terá em mãos informações importantes sobre sua situação com a Previdência Social, pensão por morte e salário-maternidade. 

Redução de atendimentos presenciais de baixa complexidade 

Mais uma das vantagens que os trabalhadores obtiveram com o acesso à carteira de trabalho digital é a rapidez com que os possíveis problemas passaram a ser solucionados, evitando atendimentos no INSS. 

Com esse recurso na palma das mãos, as filas e o tempo gasto com pedidos de extratos e contribuições, bem como outras requisições feitas nas agências, se tornam desnecessários, já que esse tipo de informação se encontra no portal; basta digitar CPF e senha e ter acesso aos dados. 

Facilidade para o trabalhador fiscalizar seus vínculos trabalhistas 

E, por último, mas não menos importante, cabe ressaltar que o trabalhador pode ter acesso às informações prestadas pelos seus empregadores e fazer a conferência, verificando se está realmente tudo como acordado. 

Com o acesso à carteira profissional digital, é possível verificar inconsistências a tempo de solicitar a correção dos dados. Também é possível consultar o PIS/PASEP de forma integrada através do aplicativo. Tudo muito fácil, rápido e na palma da sua mão. 

As empresas precisam acompanhar a transformação digital 

A Carteira de Trabalho física deixou de ser emitida em 2019. A exceção existe apenas para trabalhadores contratados por órgãos públicos ou associações internacionais. No entanto, ainda é comum que o departamento de Recursos Humanos de muitas empresas exija a CTPS física no ato de contratação de novos empregados, levando o trabalhador ao constrangimento de precisar explicar a nova regra.  

É necessário que as empresas acompanhem a transformação digital e se adaptem aos novos tempos. Empresas como a Soluti e a Everest Digital, que estão alinhadas à nova era digital, estimulam a adoção de documentos digitais, facilitando o fluxo de processos internos e otimizando a rotina de todos os departamentos e setores.