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Muitas pessoas sentem pavor só de ouvir a menção de órgãos públicos, já que, por muitos anos, a imagem que nos vem à mente é de filas intermináveis, papelada, burocracia e pouca eficiência. Mas, com a Certificação Digital, um novo horizonte se descortinou para esse setor de serviços.
Para quem viveu a era analógica dos órgãos públicos, fica até difícil acreditar como a Certificação Digital trouxe mais celeridade e praticidade aos processos que antes eram feitos por muitas mãos e envolviam uma quantidade exorbitante de papéis.
Neste artigo, vamos contar um pouco mais sobre como os Certificados Digitais mudaram completamente a rotina das organizações governamentais, que já se conscientizaram que a tecnologia é uma potente aliada, capaz de transformar de forma positiva o funcionamento das instituições e também a experiência do usuário.
O que é a Certificação Digital?
A Certificação Digital é um tipo de tecnologia que permite que pessoas físicas e jurídicas tenham sua identificação comprovada através de uma ferramenta eletrônica. Com ela, é possível representar pessoas ou empresas de forma digital, pois o ambiente de Certificação exige que se comprovem nomes, endereço e documentação, entre outros dados pessoais.
Após essa comprovação, é atribuída à pessoa ou empresa um documento eletrônico que possui um código alfanumérico exclusivo, que permite que cada um seja facilmente identificado. Esse documento é o Certificado Digital.
Para que serve um Certificado Digital?
Ele funciona como uma espécie de identidade digital, capaz de atestar que as pessoas ou empresas são quem elas dizem ser. Ele é uma ferramenta que permite a assinatura de documentos em um ambiente digital com validade jurídica, dispensando assim idas aos cartórios.
O Certificado Digital permite o acesso a sites de órgãos públicos mais restritos, como a Receita Federal ou a Secretaria de Fazenda. Com ele, é possível emitir Notas Fiscais, receituários, laudos e atestados médicos, participar de assembleias, fazer transações financeiras etc.
Como funciona a Certificação Digital para órgãos públicos?
A forma que a Certificação Digital tem para contribuir com os órgãos públicos é através de Certificados Digitais, que constituem uma ferramenta bastante ampla, capaz de englobar processos internos e externos.
Os processos internos são relativos ao funcionamento da instituição como um todo, seus funcionários e gestores. E os processos externos são pertinentes a tudo que envolve a participação dos cidadãos.
No que tange aos processos internos, é possível oferecer maior centralização para os órgãos que atuam de forma mais espalhada, em diversas localidades, fazendo com que a troca de informações seja realizada de forma digital, com total segurança e sigilo, reduzindo assim o gasto com recursos e tempo.
Temos como exemplo instituições que costumam fazer o envio constante de papelada e documentação por via postal. Esse processo pode deixar de existir ou ser muito reduzido com o uso da Certificação Digital e o envio de documentos eletrônicos, com segurança e sigilo garantidos através da criptografia das mensagens.
Os processos de contratação de serviços e licitações se tornam muito mais ágeis, desburocratizando todas as fases, podendo ser acompanhado apenas pelos funcionários envolvidos e autorizados, com poder decisório e permitidos pelo sistema.
Muitos órgãos públicos também permitem o acesso via Certificado Digital a áreas restritas de seus sites, possibilitando assim que os cidadãos possam utilizar serviços como envio e recebimento de documentos, registro de solicitações, acompanhamento de processos e outros trâmites que antes só eram feitos de forma presencial.
Com a implementação da Certificação Digital, é possível fazer o acompanhamento de solicitações e ainda fiscalizar o bom funcionamento desses órgãos públicos. Além disso, a ferramenta possibilita o acesso à sua vida fiscal e previdenciária, com sigilo e segurança.
Quais órgãos públicos podem utilizar a Certificação Digital?
O Governo Federal vem fazendo uma verdadeira revolução tecnológica nos seus órgãos, e com isso vários serviços públicos já fazem uso da Certificação Digital, tanto nos procedimentos internos quanto no atendimento ao público.
Vejamos agora quem já aderiu a essa poderosa ferramenta:
Receita Federal
Depois de entrar na era digital, a Receita Federal desenvolveu um sistema para o acesso público, o e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, tornando assim a comunicação entre ambos muito mais fácil e ágil.
Qualquer pessoa física ou jurídica que possuir um Certificado Digital poderá acessar a plataforma do e-CAC, tendo ao alcance de um clique serviços como:
- Inscrição, alteração e consulta de matrícula do Cadastro Específico do INSS
- Consulta à situação ou quadro de sócios de um CNPJ ou de um CPF
- Verificação da situação fiscal do contribuinte, seja ele pessoa física ou jurídica
- Solicitação de 2ª vias de autos e notificações para declarações fiscais
- Acompanhar o andamento de solicitações
- Consulta a processos digitais na Receita federal
Tribunal de Justiça
Em dezembro de 2013, o Conselho Nacional de Justiça deu sua aprovação para a obrigatoriedade do PJe, ou o Processo Judicial Eletrônico, nos TJs de todo o país. Com essa nova modalidade, vários serviços passaram a ser feitos de forma digital.
O envio de documentos se tornou digital, e com isso os processos ganharam uma celeridade muito superior ao que já era feito anteriormente com o peticionamento por meio físico.
A intenção do PJ é tornar a prestação de serviços jurisdicionais mais ágil, com transparência, garantindo a segurança da troca de dados entre as partes através da Certificação Digital e a criptografia de ponta a ponta.
Através dos Certificados Digitais, as assinaturas de advogados, promotores, servidores e juízes têm validade jurídica garantida, e esse recurso já é amplamente utilizado em todos os TJs brasileiros.
Cartório
No nosso dia a dia, os cartórios digitais já são uma realidade, e tanto pessoas quanto empresas já se utilizam dos seus recursos através do uso de Certificados Digitais, para validar a identificação e promover a assinatura digital dos seus usuários.
Com esse avanço tecnológico, uma quantidade significativa de papéis, carimbos e assinaturas físicas deixaram de existir, e foram substituídos pela versão digital dos documentos, com tudo feito de forma legal no ambiente virtual.
Com o uso da Certificação Digital, é possível que tabeliães, escreventes e auxiliares assinem certidões, registros e todos os outros documentos de forma digital, com a mesma validade jurídica de tudo que é feito presencialmente.
Prefeituras
As prefeituras de todo o país já estão aderindo às vantagens que o uso de Certificados Digitais pode trazer aos órgãos. A desburocratização no envio e recebimento de documentos é uma delas.
A emissão de declarações, documentos oficiais, participação em programas do Governo Federal, processos licitatórios e uma gama enorme de facilidades pode ser obtida através da Certificação Digital.
O acesso ao Siconfi se dá atualmente através do uso de Certificados Digitais em um ambiente virtual, onde é possível realizar consultas de declarações, verificação de consórcios, entre outras atividades.
Quais são os benefícios do uso da Certificação Digital para órgãos públicos?
Para quem já aderiu a estas facilidades, não restam dúvidas das vantagens que a Certificação Digital oferece. Mas, para quem ainda está na dúvida sobre como os órgãos públicos podem se beneficiar com isso, seguem abaixo algumas das principais vantagens:
Segurança no acesso e troca de informações
Com o acesso ao site de órgãos públicos através de Certificação Digital, é possível ir para áreas mais restritas das plataformas, fazer uso de serviços que só são possíveis com a comprovação da identidade, e justamente por isso solicitar serviços, receber e enviar documentos que ficam protegidos graças a criptografia de ponta a ponta, característica desta ferramenta.
Economia de recursos
Bens tão valiosos quanto o tempo e os recursos públicos são drasticamente economizados em processos onde o ambiente é digital. Economiza-se tempo de deslocamento, envio, impressão e papel. O uso de materiais de escritório é bem menor, e o número de pessoas envolvidas nos processos também, graças à desburocratização. Não é preciso armazenar documentos em ambientes físicos, e muito menos alugar salas para empilhar papéis que já não serão mais utilizados.
Agilidade na emissão de procurações eletrônicas
Com o uso de Certificação Digital, um dos maiores motivos para a morosidade dos processos em órgãos públicos, que é a elaboração de uma procuração, deixa de existir, já que é possível preparar de forma digital esse tipo de documento tão importante para o acesso a uma série de serviços. Tudo feito de forma legal e segura, e os impedimentos como distância e tempo gasto deixam de existir.
Redução da burocracia
Como já mencionamos acima, o uso da Certificação Digital por órgãos públicos permite que muito do que era necessário em termos de mão de obra, papelada e tempo envolvidos nas soluções dos mais variados tipos de processos seja consideravelmente reduzido. O acesso aos seus sistemas, bem como a resposta dos órgãos, ocorre em um ambiente digital, sem necessidade de horas de serviços manuais e muita papelada envolvida. As solicitações são feitas de forma rápida e eficiente, e as respostas são muito mais céleres do que no passado.
Quais são os tipos de Certificação Digital que podem ser utilizadas?
Existem muitos tipos de Certificados Digitais desenvolvidos pelo ICP-Brasil, e vamos ver a seguir os melhores modelos para o uso em órgão públicos:
Tipo A (A1 e A3)
Bastante popular, o Certificado tipo A é usado principalmente para realização de assinaturas digitais, identificação dos seus usuários e autenticação de operações. Ele confirma a integridade de documentos e garante sua validade jurídica.
Tipo S3
Esse modelo de Certificado é ideal para garantir confidencialidade e sigilo nas transações. Com seu uso, tudo o que for enviado e recebido é criptografado e só pode ser visualizado por quem possuir a chave de decodificação.
Tipo T3
Já o Certificado modelo T confere aos documentos um carimbo do tempo. Através de seu uso, é possível conferir a um documento sua temporalidade, e assim é possível saber quando foi feito e sua validade, evitando assim que uma das partes possa fraudar o documento.
