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Quem é dono de um negócio no Brasil conhece bem os desafios de lidar com a burocracia diária. O certificado digital para empreendedores se torna, então, uma ferramenta imprescindível para a melhor gestão de empresas de todos os portes, com garantia de maior segurança e agilidade nos processos burocráticos.
Mas o que talvez pouca gente tenha conhecimento é que, através do certificado digital para empreendedores, é possível realizar de forma mais eficiente a regularização tanto do CNPJ quanto do NIS, de forma a deixar toda a documentação da empresa em dia.
Neste artigo, vamos explicar o que o certificado digital é capaz de oferecer aos empreendedores, quais tipos estão disponíveis para que você faça a escolha adequada e como é possível ficar em dia com toda a parte fiscal e burocrática do seu negócio usando essa ferramenta.
O que é o Certificado Digital?
O certificado digital funciona como a identidade digital de seu signatário, seja ele pessoa física ou jurídica. Mas suas utilidades vão muito além, já que é possível realizar assinaturas eletrônicas com validade jurídica, emitir documentos e acessar serviços digitais através dele.
Com o uso do certificado digital, o empreendedor consegue fazer o envio dos documentos fiscais da sua empresa de forma facilitada, ter acesso a áreas restritas de sites como o Gov.br e Receita Federal, acessar o Simples Nacional, emitir NF-e, realizar o envio de dados com total segurança, entre outras inúmeras vantagens.
Tipos de certificados digitais disponíveis no mercado
Para os empreendedores, o e-CNPJ pode ser adquirido através de 3 modelos de certificados digitais:
- Modelo A1 – Esse tipo de certificado digital A1 para empreendedores deve ser instalado no computador ou dispositivo eletrônico de sua preferência. Tem validade de um ano e oferece validade jurídica na sua assinatura digital, além de todas as vantagens mencionadas anteriormente.
- Modelo A3 – Diferentemente do A1, esse tipo de certificado digital A3 fica armazenado em tokens ou smart cards, o que possibilita o uso em diferentes dispositivos. Possui as mesmas funcionalidades, e sua validade vai de um a três anos.
Por que os empreendedores precisam do certificado digital?
Para as empresas que estão enquadradas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido, é obrigatório o uso do certificado digital para empreendedores, para cumprir suas obrigações fiscais junto aos órgãos governamentais. E as empresas do Simples Nacional que contratarem dois ou mais empregados também passam a ter essa obrigatoriedade.
Regularização de documentos empresariais
Para os empreendedores que deixaram de cumprir com suas obrigações fiscais e perderam os prazos para envio da documentação necessária ao governo, é possível regularizar o CNPJ através do certificado digital, acessando o portal do e-CAC e realizando os procedimentos informados para deixar a empresa em dia com a Receita Federal e demais órgãos públicos.
Vantagens no cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias
Através do uso do certificado digital, é possível ter acesso a inúmeras funcionalidades dos sites e plataformas online de órgãos públicos, como o e-CAC, e-Social, Gov.br, Receita Federal, entre outros.
Com isso, é possível fazer o envio de toda a documentação relacionada aos tributos devidos, obrigações fiscais e situação empregatícia dos seus funcionários através do ambiente digital.
Vale ressaltar que, apenas com o uso do certificado digital para empreendedores, é possível participar de leilões da Receita Federal, licitações para contratos com o setor público e obter mais facilidade na obtenção de empréstimos de bancos do governo.
O que é o NIS e como ele impacta os empreendedores?
Neste tópico, vamos conhecer um recurso que os trabalhadores possuem para identificação junto aos órgãos públicos e instituições financeiras:
Definição do número de identificação social (NIS)
O NIS, ou Número de Identificação Social, é um registro atribuído a cada trabalhador pela Caixa Econômica Federal, e, através dele, é possível usufruir de uma série de benefícios sociais, sendo informado pelo empregador na hora de sua contratação.
Assim como o PIS (Programa de Integração Social), o NIS serve para que o funcionário tenha acesso aos seus direitos, como o Bolsa Família, Minha Casa Minha Vida, FGTS, abono salarial, seguro-desemprego e também à aposentadoria.
Diferença entre NIS e CNPJ
Apesar de ambos, tanto o NIS quanto o CNPJ, serem números de identificação, o NIS serve para identificar um trabalhador e possibilitar o acesso aos seus benefícios sociais. Já o CNPJ é uma sequência numérica que identifica as empresas e com ele se tem acesso a todas as informações pertinentes a um negócio.
Como o NIS é utilizado em processos empresariais
Cada vez que um novo colaborador é contratado, existem algumas demandas burocráticas que precisam ser cumpridas pelo empregador para que o Governo Federal tenha acesso e controle sobre a situação trabalhista no país.
E, quando a empresa vai informar os dados de um novo funcionário, é preciso também apresentar o número do seu NIS, que serve como a identificação desse empregado e o possibilita a ter acesso aos seus dados pessoais, bem como à sua situação em relação aos benefícios sociais.
Passo a Passo para regularizar CNPJ e NIS usando o certificado digital
Nesta etapa, vamos explicar como adquirir o seu certificado digital e como é possível, através dele, acessar a Receita Federal para realizar a regularização do seu CNPJ de forma muito mais prática:
Como obter um certificado digital: guia prático
Se você pretende adquirir seu certificado digital para empreendedores, basta entrar em contato com uma Autoridade Certificadora confiável e com boa reputação no mercado, verificar qual dos modelos disponíveis pode atender melhor suas demandas e proceder com o pagamento e a comprovação dos dados.
O processo de obtenção do certificado digital é bastante facilitado, e a Soluti possui anos de experiência na área, tendo em seu portfólio as melhores soluções para sua empresa. No caso de dúvidas, a Soluti conta com consultores especializados que podem esclarecer e orientar você sobre quais alternativas são mais interessantes para o seu modelo de negócio.
Regularização de CNPJ com o certificado digital
De posse do seu certificado digital, basta entrar no site da Receita Federal, informar a numeração solicitada, verificar as pendências em nome da sua empresa e seguir as instruções necessárias para a regularização do seu CNPJ.
Pode acontecer de o seu CNPJ ser declarado como inapto no caso de omissão de declarações ou ausência de envio dos documentos fiscais necessários por um período de dois anos consecutivos.
Cabe ressaltar que, mesmo que o CNPJ esteja inativo, é necessário fazer a prestação de contas junto à Receita Federal para que ele se torne novamente apto e, se for o caso, proceder com o seu encerramento.
Atualização ou emissão do NIS para empreendedores
Caso o novo funcionário não esteja de posse do seu NIS, basta que o signatário ou usuário autorizado acesse o aplicativo da Caixa, clique na opção Empresas, depois em Cadastramento NIS e faça o login por meio do certificado digital. Imediatamente, o número do NIS será enviado.
Quais são os benefícios do certificado digital para pequenos e médios negócios?
Se ainda restam dúvidas, vamos ver o que o certificado digital pode oferecer aos empreendedores:
Segurança nas transações digitais
- Segurança robusta contra fraudes e vazamentos de informações
- Maior privacidade na troca de mensagens, pois tudo é criptografado
- Validade jurídica nas assinaturas realizadas através do certificado digital
Redução de custos e burocracia
- Redução de gastos com impressões, tinta, papel e deslocamento para cartórios ou para entrega de documentos
- Menor burocracia nos processos digitais
- Economia de tempo na realização de tarefas e de espaço para armazenamento de documentos
Tendências em certificação digital para empreendedores
No universo tecnológico, a todo instante novas tendências surgem, para otimizar ferramentas e soluções e oferecer mais segurança e agilidade nos processos.
Automatização de processos com certificados digitais
Através do uso do certificado digital, muitos dos processos que eram feitos de forma manual, ou isolada, serão feitos digitalmente e de forma integrada, já que vários sistemas de ERP passaram a se conectar com os certificados digitais, tornando toda a gestão empresarial bem mais fácil.
Integração com sistemas fiscais e previdenciários
Com a integração dos sistemas fiscal e previdenciário através do uso do certificado digital, a troca de informações ficou bem mais ágil. É possível evitar a perda de prazos, reduzir a duplicidade de envios ou informações, ter toda a documentação importante armazenada digitalmente e com fácil acesso, e fazer esse controle de maneira mais eficiente.
Conheça os Certificados Digitais da Soluti
Agora que você já conhece todos os benefícios da Certificação Digital, veja como a Soluti pode facilitar a sua rotina. Com mais de 16 anos de tradição, a Soluti é referência no mercado de certificação digital, oferecendo soluções seguras, inovadoras e alinhadas às necessidades de empresas de todos os portes. Com um portfólio completo, que inclui certificados em nuvem, como o Bird ID, além de modelos A1 e A3, a Soluti garante praticidade e conformidade para diferentes segmentos.
Seja para autenticação, assinatura digital ou transações eletrônicas, a Soluti tem o modelo ideal de Certificado Digital para o seu negócio, com a segurança e a eficiência que o mercado exige.
