A sigla DCTFWeb pode assustar quem não conhece seu significado. Mas essa declaração é bastante comum nos departamentos pessoal e fiscal de uma rotina empresarial.
A DCTFWeb chegou para substituir outra forma de declaração em razão de tributos, que anteriormente era feita de forma manual e dava aos gestores muito mais trabalho, consumindo muito mais tempo da equipe.
Para sanar todas as suas dúvidas, vamos mostrar neste artigo o que é a DCTFWeb, quem está obrigado a fazer essa declaração, como funciona na prática e como é possível fazer sua integração com o eSocial e a EFD-Reinf. Também explicaremos o passo a passo para acessar, preencher e enviar a declaração, incluindo as novas regras de 2025.
O que é a DCTFWeb e quem deve declarar?
A DCTFWeb, ou Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, é a confissão de tributos federais devidos e créditos para cada tributo, que devem ser informados à Receita Federal.
Ela foi instaurada inicialmente em 2018 e renovada em 2021, substituindo a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).
A partir de 2025, novas regras de envio e penalidades automáticas foram implementadas.
Conceito e finalidade da DCTFWeb
A DCTFWeb é uma obrigação tributária acessória, em que as empresas assumem que possuem dívidas, constituição do crédito previdenciário e contribuições que devem ser destinadas a terceiros (INSS).
Os valores a serem pagos são calculados com base nas informações prestadas nas plataformas do eSocial e na EFD-Reinf, escriturações digitais do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Cada empresa deve fazer uma única declaração e assiná-la digitalmente por meio de um certificado digital.
Esse sistema de pagamento apura automaticamente os impostos e também gera automaticamente o DARF, que tem seus dados completamente integrados aos sistemas de cobrança da Receita Federal para sua baixa depois de pago.
Quem está obrigado a declarar
Vejamos a seguir quem deve, obrigatoriamente, fazer essa declaração:
- Órgãos públicos com unidades gestoras de orçamento, autarquias e fundações públicas sob regras específicas.
- Microempreendedores Individuais (MEI), no caso de contratarem dois ou mais empregados, comprarem produções rurais, reterem tributos ou patrocinarem equipes de futebol.
- Produtores rurais classificados como pessoas físicas no caso de contratação de funcionários, venda da própria produção ou retenção de tributos.
- Pessoas físicas que realizarem a compra de produção rural para revenda no varejo.
- Contribuintes individuais quando equiparados a empresas e donos de obras.
- Organismos internacionais que contratarem funcionários segurados pelo INSS.
Como funciona a DCTFWeb na prática?
Neste tópico, vamos entender de fato como proceder para fazer a declaração:
Integração com o eSocial e a EFD-Reinf
O Governo Federal continua criando soluções para ajudar a vida do contribuinte, e a grande facilidade da DCTFWeb é que as informações constantes no eSocial e na EFD-Reinf são compiladas. Os débitos e os créditos serão calculados para a geração automática da guia do DARF para pagamento.
Etapas do processo de declaração
O sistema da DCTFWeb recebe e consolida as informações enviadas pelas escriturações, outros créditos (importados de outros sistemas interligados ou inseridos manualmente), efetua a vinculação a créditos e débitos e apura o saldo a ser pago.
Depois da apuração do valor, é permitida a retificação, caso necessário. A DCTFWeb deve ser transmitida até o dia 15 do mês seguinte ao exercício, enquanto a guia do DARF deve ser gerada até o dia 20. A partir de 2025, caso a declaração não seja entregue no prazo, será gerada automaticamente uma multa de R$ 200,00 para empresas do Simples Nacional e R$ 500,00 para as demais empresas.
Principais prazos e calendário de entrega
Após receber o resultado da DCTFWeb no dia 15 de todos os meses, é necessário verificar se todas as informações estão em ordem até o dia 20 e realizar o pagamento até o dia 25.
Como preencher e enviar a DCTFWeb: Passo a Passo
Explicamos no passo a passo abaixo como proceder para realizar a declaração da DCTFWeb:
Acesso ao sistema da Receita Federal
Para quem está enquadrado como MEI, ME, EPP ou Simples Nacional e quer enviar sua declaração, é possível acessar a plataforma da DCTFWeb por meio do código gerado no portal da Receita Federal do Brasil.
Preenchimento de informações obrigatórias
Para os demais contribuintes, é preciso enviar primeiro as informações ao eSocial e à EFD-Reinf e, posteriormente, acessar a plataforma da DCTFWeb, onde os dados já terão sido importados.
Ao entrar no sistema, é preciso escolher o modelo de declaração a ser enviado e verificar se há algum tipo de retificação ou inclusão de informações a serem feitas. Conferidos os dados, basta enviar sua declaração e, na sequência, emitir a guia de recolhimento do DARF.
Envio da declaração e acompanhamento
Após o envio da declaração, o sistema da DCTFWeb vai gerar automaticamente a guia de recolhimento do saldo a pagar, e esses dados estão automaticamente integrados ao sistema da Receita Federal.
O não pagamento ou perda da data limite para o pagamento implicará na aplicação de uma multa, que, a partir de 2025, será gerada automaticamente e pode variar de 2% ao mês até o teto de 20% do valor total devido.
Dicas práticas para simplificar sua declaração
A seguir algumas sugestões que podem ajudá-lo a simplificar o processo de preenchimento, envio e pagamento dos tributos devidos:
Ferramentas que ajudam no preenchimento
Uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes, e para algumas pessoas físicas, é o certificado digital. Além de assegurar a identidade do signatário, ele é necessário para assinar digitalmente a declaração com validade jurídica.
Além disso, o certificado digital é uma solução tecnológica que oferece a segurança da criptografia na troca de informações no ambiente digital, bem como é necessário em diversos processos de órgãos públicos, como leilões da Receita Federal e licitações.
Como evitar erros comuns
Para evitar erros e a posterior necessidade de correção na declaração da DCTFWeb, recomenda-se fazer o envio das informações com todo o cuidado e, posteriormente, reler cada dado contido no documento final.
Perguntas frequentes sobre a DCTFWeb
Como o sistema da DCTFWeb é considerado relativamente novo, já que foi definitivamente implementado somente em outubro de 2022, e o número de empresas que são abertas e ainda não o manusearam é crescente, podem surgir dúvidas. Vejamos as mais frequentes:
O que fazer se perder o prazo?
Se o contribuinte, por qualquer motivo, perder o prazo final de envio da declaração ou pagamento do tributo, ele receberá uma notificação da Receita Federal e, na sequência, uma guia de DARF com o valor a ser pago.
A multa tem um valor variado e é calculada com base no total das contribuições reportadas na DCTFWeb. O percentual pode variar de 2% ao mês até o teto de 20%.
Como gerar a guia de pagamento (DARF)?
Como já mencionamos anteriormente, após o lançamento dos dados no eSocial e na EFD-Reinf, o sistema da DCTFWeb vai importar as informações. Caso ainda haja algo a ser incluído, pode ser feito manualmente.
Depois de enviada a declaração, o sistema vai emitir automaticamente a guia do DARF para o pagamento, que deve ser realizado até o dia 25 de cada mês.
É possível retificar uma declaração já enviada?
Sim, o sistema permite fazer a retificação das informações prestadas caso haja algum erro ou discrepância em relação aos valores corretos.
