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A Instrução Normativa nº 36/2026, publicada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, estabelece novas diretrizes para a emissão e validação da identidade de requerentes dos certificados digitais. Para ampliar a segurança do processo, a norma prevê medidas como consulta obrigatória a bases de dados nacionais e regulamenta a atuação da Autoridade de Registro (AR) Eletrônica.
Com 73 artigos, a IN nº 36/2026 promove transformações profundas na rotina das Autoridades de Registro (ARs) e dos requerentes. Entre as principais novidades está a obrigatoriedade da verificação do e-mail do titular, medida criada para elevar o nível de segurança e rastreabilidade nas emissões.
Neste artigo, exploramos o que muda na prática, os impactos no mercado e como a nova instrução reconfigura os processos de identificação.
Os métodos de confirmação de identidade e os objetivos da nova regra
Para garantir a integridade dos cadastros e modernizar o atendimento, a norma especifica de forma clara os caminhos válidos para a validação dos titulares. De acordo com o Art. 2º da IN nº 36/2026, os métodos admissíveis de confirmação de identidade passam a ser:
- I – Comparecimento presencial;
- II – Videoconferência;
- III – Uso de certificado ICP-Brasil válido;
- IV – Módulo Eletrônico de AR;
- V – AR Eletrônica.
A exigência busca fechar brechas históricas no cadastro de certificados digitais. Ao vincular o endereço eletrônico ao CPF do titular, a regulamentação visa:
- Elevar o nível de segurança: Evitar a emissão de certificados com e-mails genéricos, temporários ou pertencentes a terceiros.
- Garantir a rastreabilidade: Assegurar que o titular seja a única pessoa com acesso imediato às notificações, assinaturas e transações vinculadas à sua identidade digital.
- Prevenir fraudes cadastrais: Impedir que golpistas utilizem um único e-mail para centralizar a criação de múltiplos certificados em nome de pessoas distintas.
Como será feito na prática?
A validação técnica do e-mail seguirá diretrizes bem definidas no atendimento:
Relação exclusiva (1 CPF = 1 e-mail): Cada CPF poderá ter apenas um endereço de e-mail atrelado. Um mesmo e-mail não poderá mais ser reutilizado em cadastros de CPFs diferentes.
Comprovação por código OTP: Para certificar que o endereço informado de fato pertence ao requerente, a verificação inicial será feita mediante o envio de um código temporário de uso único (One-Time Password) diretamente para a caixa de entrada do titular.
Central de Verificação (CV): Para situações em que os documentos apresentados não possuam consulta prévia em bases oficiais do governo, a demanda será automaticamente encaminhada para análise detalhada na Central de Verificação da Autoridade Certificadora.
Além disso, outras medidas já conhecidas prevalecerão e foram aperfeiçoadas, tudo com o intuito de ter mais segurança e conformidade. Medidas como por exemplo a apresentação de documentos físicos na videoconferência, reforço dos mecanismos antifraude, consultas em bases oficiais e prova de vida reforçam a segurança do processo de validação da identidade e emissão do certificado.
Por que a mudança é indispensável?
Até então, era comum que e-mails de contadores, procuradores ou assessores fossem cadastrados nos certificados digitais de clientes e empresas. Embora prático, esse costume gerava vulnerabilidades críticas de segurança. Ao exigir a confirmação de posse do e-mail do próprio cidadão, a ICP-Brasil alinha a certificação digital nacional aos mais altos padrões globais de governança de identidade digital (High Level of Assurance).
O impacto nos escritórios de contabilidade e a corrida pela adequação tecnológica
As novas diretrizes trazidas pela Reforma Tributária e pela IN ITI nº 36/2026 transformam profundamente a rotina das empresas de contabilidade. Se antes era comum que o escritório centralizasse a recepção de códigos de validação e a emissão de certificados dos clientes em seus próprios e-mails, o novo regramento (1 CPF = 1 e-mail) acaba com essa prática e exige um choque de gestão.
É importante lembrar que embora a implementação definitiva siga em avaliação, a validação inicial será realizada por meio de código temporário (OTP) enviado ao e-mail cadastrado. Como o e-mail constitui um dado pessoal do titular, a nova regra exige que o solicitante utilize um endereço eletrônico próprio durante o processo, proibindo expressamente o vínculo de contas de terceiros à emissão do certificado.
Principais destaques de mudanças trazidas pela IN:
- Obrigatoriedade de apresentação do documento físico durante a videoconferência;
- Consulta de documentos em bases oficiais sempre que disponível;
- Encaminhamento para Central de Verificação dos documentos que não possuam consulta em base oficial;
- Validação da posse do e-mail informado pelo titular;
- Restrição de um único e-mail vinculado por CPF;
- Reconhecimento dos condomínios como organização para fins de emissão de certificados;
- Coleta obrigatória das biometrias do representante e do representado nos casos de incapacidade absoluta;
- Reforço dos mecanismos de segurança e prevenção a fraudes em videoconferências;
- Obrigatoriedade da prova de vida na validação presencial;
- Proibição de emissão de certificado digital para CNPJ Baixado ou Nulo.
Como orientar e preparar os seus clientes para as novas regras
Todas essas transformações buscam fortalecer a segurança dos processos de identificação da ICP-Brasil, elevar a confiabilidade das validações biométricas e documentais, reduzir os riscos de fraude e adequar a gestão de identidades às novas tecnologias e ameaças digitais.
Adequação processual e as novas exigências na videoconferência
Entre as principais mudanças práticas que exigem atenção imediata está a validação dos documentos de identificação. Em atendimento aos artigos 38 e 70 da IN nº 36 e conforme entendimento reforçado pelo ITI, a apresentação do documento de identificação em sua versão física passa a ser obrigatória para a validação por videoconferência.
Na prática, essa apresentação passa a ocorrer em duas etapas integradas:
Upload prévio: O titular faz o envio da foto do documento diretamente no sistema da Autoridade Certificadora.
Conferência ao vivo: O titular exibe o mesmo documento físico durante a sessão de videoconferência para verificação do Agente de Registro (AGR).
Conforme o artigo 70 da norma, o uso do documento físico na emissão por videoconferência passa a ser obrigatório após o prazo de 90 dias da entrada em vigor da Instrução Normativa.
Atenção a uma regra crucial: Requerentes que possuírem apenas a versão digital de seus documentos de identificação não poderão realizar a validação por videoconferência, devendo ser atendidos exclusivamente na modalidade presencial.
Para liderar essas transições é importante que o profissional contábil acompanhe essas mudanças regulatórias, ao orientar os clientes previamente sobre essas novas exigências (do e-mail exclusivo à necessidade do documento físico), o escritório garante que a emissão e a renovação dos certificados digitais aconteçam de forma ágil, segura e sem imprevistos na rotina operacional.
Como a Soluti já está preparada para o novo cenário
A validação de liveness (prova de vida digital), que passou a ser um requisito obrigatório da IN nº 36/2026, já está totalmente implementada e operacional na plataforma da Soluti desde setembro de 2025. Dessa forma, uma parte importante das exigências da nova regulamentação já é atendida atualmente, reduzindo significativamente o impacto das adequações necessárias nas jornadas de emissão neste momento.
A evolução da legislação reforça a digitalização dos processos e a adoção de soluções que garantem mais segurança, agilidade e validade jurídica às relações entre pessoas, empresas e órgãos públicos. Diante desse movimento que já vem se consolidando no mercado, a Soluti acompanha de perto as mudanças regulatórias e a evolução tecnológica para oferecer soluções que atendam prontamente às novas exigências legais.
Com um ecossistema completo de identidade e confiança digital, a empresa contribui para ampliar o acesso a tecnologias de alto nível de segurança e respaldo jurídico, apoiando pessoas e organizações na transformação de seus processos. À medida que regulamentações como as novas instruções normativas do ITI e a Reforma Tributária avançam, contar com parceiros preparados para orientar clientes, antecipar tendências e garantir conformidade torna-se um diferencial decisivo para o mercado.
Soluti Pro: a plataforma que simplifica a gestão de certificados no escritório contábil
Para apoiar os profissionais que lidam diariamente com segurança e identidade digital, a Soluti se antecipou às transformações da ICP-Brasil e desenvolveu o Soluti Pro. Trata-se de uma plataforma inovadora, que permite automatizar e acompanhar todo o ciclo de vida dos certificados digitais da carteira de clientes, tornando a operação mais eficiente, produtiva e autônoma.
A plataforma oferece uma interface intuitiva onde o profissional gerencia todos os seus clientes em um único ambiente digital. O sistema realiza o controle centralizado da carteira com o envio automático de alertas sobre vencimentos, permite a compra de lotes com mais economia e viabiliza a renovação instantânea de certificados elegíveis sem a necessidade de videoconferência, reduzindo o tempo de espera.
Ao substituir planilhas e eliminar tarefas manuais, o Soluti Pro reduz erros e aumenta a produtividade de profissionais e empresas. A ferramenta opera de forma inteiramente online pelo navegador, com acesso seguro via Bird ID (o certificado em nuvem da Soluti) autenticado por código OTP no celular, além de contar com suporte técnico especializado por chat, telefone e e-mail.
Evolução na segurança digital
As transformações promovidas pela nova regulamentação representam um passo fundamental na evolução da infraestrutura da ICP-Brasil, elevando o patamar de segurança, rastreabilidade e confiança em todo o ecossistema digital do país, sendo além de uma mera mudança operacional.
Para as empresas, órgãos públicos e escritórios de contabilidade, o momento exige planejamento e o apoio de tecnologias consolidadas. Alinhando a gestão de processos a parceiros especializados e ferramentas modernas de automação, o mercado não apenas cumpre as novas exigências legais dentro do prazo, como também constrói uma operação mais eficiente, protegida e pronta para o futuro.
