O que é o eSocial e quais seus benefícios para as empresas

O Governo Federal já vem, há algum tempo, investindo em soluções tecnológicas com o objetivo de facilitar tanto a vida da população em geral quanto de quem precisa prestar informações sobre contratações de colaboradores. Uma ferramenta que auxilia muito neste propósito é o eSocial.

Para diminuir a burocracia que os empreendedores enfrentam quando precisam fazer prestações de contas ou envio de documentos relativos a seus funcionários, o Governo desenvolveu esse portal, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre o que é o eSocial, explicar como ele funciona, o que mudou com sua criação, e também ressaltar as inúmeras vantagens que as empresas obtiveram desde a sua implementação.

O que é o eSocial?

O eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal para ser um recurso que facilitasse a vida de quem precisa administrar as informações relativas aos seus colaboradores, padronizando assim a troca de dados referentes às suas obrigações trabalhistas.

A ferramenta tem como objetivo simplificar o envio de dados sobre os funcionários contratados, e diminuir a burocracia com as contratações, rescisões, licenças, afastamentos e tudo o que for necessário informar sobre a vida do profissional.

Essas informações farão parte de um grande banco de dados administrado pelo Governo, que envolve cerca de quarenta milhões de trabalhadores, oito milhões de empresas e aproximadamente oitenta mil escritórios de contabilidade.

Vale ressaltar que o eSocial também foi desenvolvido para reduzir o tempo gasto com a prestação de contas das quinze obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, e também diminuir o custo envolvido nesses processos.

Como funciona o eSocial?

O funcionamento do eSocial é bastante simplificado, uma vez que é possível fazer o envio dos dados correspondentes aos colaboradores da empresa por meio digital, através da plataforma.

As informações recebidas são catalogadas num ambiente online, e alimentadas com cada nova remessa de dados enviados pelos empresários contratantes. Tudo deve ser encaminhado ao Governo Federal através da plataforma eSocial Empresas, de acordo com o tipo de evento correspondente.

Evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que ocorra na vida de um contratado. Existem três tipos de classificação de eventos: os iniciais e de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.

Obrigações que fazem parte do eSocial

Através do eSocial Empresas, os empregadores vão enviar informações ao governo sobre as seguintes obrigações:

• GFIP –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Quais são as mudanças com o eSocial?

Devido à criação do eSocial, algumas áreas das empresas sofreram impactos significativos nas suas rotinas, em especial as que trabalham com a gestão de pessoas. Na parte de mapeamento e fornecimento de informações, as mudanças também aconteceram. Vejamos agora que áreas foram diretamente impactadas:

• A gestão de pessoas se dá através do setor de Recursos Humanos, mas, para que tudo flua de forma mais redonda, é necessário que todos os envolvidos, incluindo os altos cargos de gestão, estejam comprometidos. É necessário capacitar todos os colaboradores sobre os novos processos e regras, para que tudo saia em conformidade com as leis.
• Na parte de processos, mais uma vez o setor de Recursos Humanos é o mais impactado, já que ele é o responsável pelo recolhimento e envio dos dados que vão alimentar o eSocial. É preciso estar a par das novas regras e verificar se tudo está sendo feito a contento. Os processos que sofrem maior impacto são os de recrutamento e seleção, admissão, movimentação e rescisão.
• No quesito sistemas, é possível perceber diversas mudanças, pois será necessário fazer a revisão dos processos, e realizar os ajustes necessários para verificar se há a necessidade de desenvolver ou adquirir novos sistemas e plataformas.

Quando é necessário utilizar o eSocial?

Como mencionado acima, toda vez que um dos eventos ocorrer, seus dados devem ser lançados através do eSocial Empresas. Os eventos iniciais abrangem as informações administrativas e fiscais sobre o trabalhador, como suas informações pessoais e como contribuinte.

Os eventos de tabela incluem o envio de informações relativas a sua carga horária, funções, rotina de trabalho, turno que vai ocupar, ambiente de trabalho, rubricas e muitas outras. Os eventos periódicos envolvem o envio de informações constantes, como por exemplo a remuneração do trabalhador.

Já os eventos não periódicos podem ocorrer ocasionalmente, sem uma data fixa, e são as licenças, admissões, afastamentos, demissões, alterações salariais, promoções, férias, recebimento de participação nos lucros etc.

Quais são os benefícios do eSocial para as empresas?

O fato de tornar os processos digitais facilita muito a vida dos setores envolvidos na gestão de pessoas. Os empreendedores têm diversas vantagens com a implementação do eSocial, como veremos abaixo:

• Substituição de processos manuais por digitais
• Agilidade no envio e correção das informações enviadas pela plataforma
• Mais segurança no armazenamento dos dados em razão da criptografia
• Dispensa o envio da mesma informação para diferentes órgãos do Governo
• Eficiência crescente nos processos que são feitos através do eSocial
• Tornar mais fácil a forma que a empresa tem de cumprir suas obrigações com o Governo

Quais ferramentas auxiliam no uso do eSocial?

Para explorar plenamente todo o potencial do eSocial, é preciso estar por dentro das mudanças necessárias para seu amplo funcionamento. Por isso, vamos mostrar a seguir que tipos de ferramentas podem auxiliar no processo de implantação desse sistema:

Certificado Digital

Utilizar um Certificado Digital que vá garantir a integridade e sigilo das informações trocadas é fundamental. Os modelos A1 e A3 são bastante indicados para a conectividade com o eSocial.

Documentação digitalizada

Fazer vias digitais de seus documentos será de grande ajuda para quem vai operar o eSocial, pois todas as informações trocadas serão feitas num ambiente online e, para isso, os documentos digitais são os melhores recursos.

Verificar a compatibilidade dos arquivos

Checar se o envio dos seus arquivos é possível vai acelerar os processos. E, caso não sejam compatíveis, é preciso criar formas de incorporar novas alternativas para adequar os dados que precisam ser enviados através da plataforma do eSocial.

Quais são os pontos de atenção que as empresas precisam considerar?

Claro que o objetivo do eSocial é facilitar os trâmites legais que envolvem a gestão de contratados dentro das empresas, mas ainda assim é preciso se atentar para alguns pontos importantes:

Contratos de estágio

Esse tipo de contratação não segue as mesmas regras dos funcionários padrão, então é preciso estar atento ao cumprimento das normas estabelecidas pelos órgãos competentes. Todo estágio deve ser monitorado por um profissional capacitado, e a duração do seu contrato depende exclusivamente da capacidade, comprometimento e rendimento do estagiário. Caso não haja esse tipo de monitoramento ou mesmo os ajustes necessários de acordo com a situação do estagiário, a empresa pode vir a sofrer processos judiciais.

Não conformidades

Como o volume de informações sobre funcionários a ser enviada através do eSocial é grande, é preciso estar atento ao seu conteúdo e aos prazos para envio. A não conformidade com os prazos e teores informados pode gerar problemas para o empresariado.

RAT, FAP e CNAE enviados de maneira errada

Mais um cuidado por parte das empresas é com o envio dos dados sobre Riscos Ambientais de Trabalho, Fator Acidentários de Prevenção e Classificação Nacional de Atividade Econômica. Caso as informações repassadas estejam erradas ou incompletas, a empresa pode sofrer sanções, como advertências, autuações e multas.

Sobre saúde e segurança no trabalho

Mais um ponto que requer a atenção de empresários e da área de RH é a segurança e saúde no trabalho. Os documentos comprobatórios de condições ideais, o Laudo Técnico de Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT), o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) devem ser corretamente preenchidos, de acordo com as regras estabelecidas pelo Ministério do Trabalho, e enviados dentro dos prazos com as informações necessárias.