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O uso de certificado digital já é parte da rotina de escritórios de advocacia e empresas, permitindo autenticação de identidade, assinatura de documentos e acesso a sistemas online com validade jurídica. No entanto, surge uma dúvida comum: é seguro compartilhar esse certificado com outras pessoas?
Compartilhar seu Certificado Digital é tão arriscado quanto compartilhar documentos pessoais como CPF ou RG, pois ele representa sua identidade no ambiente online. Independentemente do formato, seja em nuvem, cartão ou token, o que importa são os dados sensíveis que ele contém, os quais garantem autenticidade e validade jurídica em documentos e serviços acessados ou assinados. Mas para além disso, fique mais por dentro desse assunto com a Soluti, acompanhe!
O que é um certificado digital e para que ele serve?
Primeiramente, antes de falar sobre o compartilhamento do certificado digital, é importante falar sobre o que ele é. De forma sucinta, um Certificado Digital é uma tecnologia que autentica a identidade de pessoas físicas, empresas ou sistemas em transações online. Ou seja, ele funciona como um “documento eletrônico” emitido pela Autoridade Certificadora (AC) que garante plenitude e autenticidade de uma comunicação. E ele serve para diversos serviços, como:
- Assinar documentos digitalmente
- Movimentar processos judiciais
- Emitir notas fiscais
- Acessar sistemas como Receita Federal e eSocial
Existem dois tipos mais comuns:
- A1: armazenado no computador, com possibilidade de cópia (.pfx)
- A3: armazenado em cartão ou token físico, que exige instalação de drivers específicos
Os riscos de compartilhar um certificado digital
Apesar de parecer prático, compartilhar um certificado digital é uma prática arriscada e juridicamente delicada. Isso porque o titular é responsável por tudo que for feito com o certificado, mesmo que ele não tenha sido o autor da ação. Isso porque todos os procedimentos realizados com o certificado digital têm validade jurídica. Saiba alguns riscos que você pode estar correndo em compartilhá-lo.
Alguns riscos incluem:
- Vazamento de dados e ciberataques, com exposição de informações confidenciais
- Sobrecarga da equipe, que precisa gerenciar instalações, renovações e acessos
- Problemas com a LGPD e compliance, em caso de acesso não autorizado
Por que empresas compartilham certificados digitais?
Muitos escritórios optam por compartilhar certificados devido ao alto custo de emissão individual para cada colaborador e à centralização de responsabilidades. Contudo, isso pode gerar consequências legais sérias para o titular e para a empresa.
No meio jurídico por exemplo, o certificado digital é essencial para que advogados atuem com segurança no ambiente online, permitindo ações como peticionar, assinar documentos e movimentar processos. Apesar de sua segurança tecnológica, práticas como o compartilhamento entre advogados, estagiários e colaboradores motivadas pelo alto custo de emissão individual e centralização de responsabilidades colocam em risco a ferramenta, já que a legislação responsabiliza exclusivamente o titular pelo uso do certificado. Resumidamente, essas são as causas das quais motivam as pessoas a compartilharem seus certificados:
- Assinar documentos e declarações;
- Enviá-los pela internet;
- Emitir nota fiscal eletrônica (o documento é obrigatório para empresas, exceto MEIs);
- Usar o eSocial;
- Acessar serviços como o portal da Receita Federal;
- Acessar outros ambientes virtuais com segurança.
Como compartilhar de forma segura?
Mas agora que sabemos que isso é tão “comum”, como fazer isso de forma segura? O compartilhamento pode ser feito com segurança usando ferramentas especializadas, que registram e controlam o uso do certificado.
- Conceder acesso controlado a colaboradores
- Gerar relatórios de uso
- Manter conformidade com a LGPD e normas de compliance
- Estabelecer termos legais de consentimento mútuo
Agora que você já sabe como compartilhar o seu certificado de forma segura, saiba quais tipos e como compartilhar alguns desses certificados digitais
Compartilhar certificado digital A1:
- Localize, em seu computador, a cópia do arquivo com extensão;
- Salve-a em um pen drive ou envie por e-mail;
- Salve a cópia no novo computador;
- Faça o procedimento de instalação, da mesma maneira que você fez no primeiro computador.
- Teste o certificado para saber se está tudo certo.
Como compartilhar certificado digital A3?
O certificado digital A3 fica armazenado em cartão ou token. Para fazer sua instalação em outro computador, você só precisa preparar a nova máquina.
- Desconecte o token ou cartão do atual computador;
- Plugue-o na nova máquina;
- Certifique-se de que os drivers e programas relacionados ao certificado estão instalados no computador. Para isso, consulte o site da emissora do seu certificado;
- Teste o certificado para saber se está tudo certo.
Mas atenção! O compartilhamento de certificados digitais pode sobrecarregar a equipe, já que exige uma rotina trabalhosa de manutenção, incluindo atualizações, instalações, renovações e gestão de acessos. Essas tarefas, somadas às demandas do dia a dia, aumentam o risco de erros humanos.
Como garantir o uso seguro do certificado digital no meio jurídico
A emissão do certificado digital para advogados vinculados à OAB segue um processo individualizado e seguro. Na primeira solicitação, o profissional precisa comparecer presencialmente a uma autoridade certificadora para fazer o pedido e registrar sua biometria. Após isso, renovações podem ser feitas de forma remota, por videoconferência.
A OAB, por sua vez, deve seguir os critérios rigorosos definidos pela ICP-Brasil, entidade responsável por supervisionar todas as autoridades certificadoras no país. Essas exigências existem porque o certificado digital permite ao advogado assinar documentos e realizar atos com validade jurídica, o que implica total responsabilidade do titular sobre o seu uso.
Diante disso, é fundamental que o advogado adote medidas para reforçar a segurança do seu certificado, principalmente quando há necessidade de compartilhamento. Uma solução eficaz é o uso de ferramentas específicas para gerenciar esse compartilhamento de forma controlada e segura.
Soluti pioneira em certificação digital
Agora que você já entende mais sobre a segurança e o compartilhamento de certificados digitais, que tal conhecer a empresa pioneira nesse assunto? Quer saber mais sobre como o certificado digital pode beneficiar você ou sua empresa?
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