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Toda empresa, independentemente do seu porte, precisa ter uma pessoa responsável por tomar decisões, acessar contas bancárias, efetuar transações, fazer parte do estatuto social, entre outras funções. Esta pessoa é o que chamamos de representante legal.
Para ser representante legal de uma empresa, é preciso ter responsabilidade e seriedade suficientes para, perante parceiros comerciais, juristas, clientes ou instituições bancárias, estar apto a decidir o que é melhor para a organização.
Vamos conhecer um pouco mais sobre as funções que envolvem os representantes legais de uma empresa, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. Quais as suas atribuições, como são nomeados e a diferença entre o representante legal e outros cargos executivos da empresa, como CEO ou diretor.
O que é um Representante Legal?
Como diz o próprio nome, o representante legal é o responsável por representar uma empresa em diversas situações. Seu nome e função devem constar no contrato ou estatuto social da empresa, e, algumas vezes, o descritivo de suas funções também é incluído.
Definição do cargo e suas funções
O representante legal está apto a representar a empresa em atos jurídicos, assinar contratos, assumir, recusar ou desmarcar compromissos, conferir procurações e quaisquer outras atividades mencionadas no contrato ou estatuto.
Qual a diferença entre representante legal e outros cargos executivos?
Apesar de o representante legal deter certo poder dentro de uma organização, é necessário frisar que ele não pode emitir opinião própria com relação aos assuntos da empresa, já que foi nomeado para resolver questões burocráticas e legais.
Comparação com CEO, diretor e outros cargos de gestão
O escopo das atribuições tanto do CEO quanto dos demais cargos de gestão envolve, na maioria das vezes, assuntos que concernem à gestão de uma empresa, à liderança dos colaboradores, bem como a tomadas de decisões internas que tenham a ver com o funcionamento da organização.
Já o representante legal, apesar de deter algum nível de poder de decisão, deve tomar apenas atitudes que sejam relevantes e aprovadas pelos gestores e CEO da empresa que representa.
O representante legal costuma exercer seu papel muito mais fora da organização, como em negociações com parceiros, interações com a Receita Federal, ações judiciais, e tem seu nome mencionado no contrato social ou estatuto. Ele pode ser algum sócio ou uma pessoa externa contratada apenas para essa função.
Qual a importância do certificado digital para a representação legal?
O certificado digital é uma ferramenta poderosa dentro do ambiente empresarial, já que, através dele, é possível ter sua identidade reconhecida e realizar assinaturas eletrônicas com validade jurídica garantida.
A certificação só pode ser obtida por meio de entidades sob a chancela da ICP-Brasil, as Autoridades Certificadoras. No caso de a compra ser realizada por pessoa jurídica, é necessário que seja nomeado um representante através de procuração pública, sendo o signatário do certificado digital a própria pessoa jurídica.
É concedido ao representante legal, no estatuto ou contrato social, o poder de outorgar a procuração pública ao responsável pela compra do certificado digital. O responsável legal fica encarregado de fornecer toda a documentação solicitada pela AC para as checagens necessárias.
É o certificado que auxiliará o representante legal a cumprir uma grande parte de suas funções, em especial no que diz respeito à representação em ações judiciais, negociações onde assinaturas eletrônicas forem necessárias e identificação da empresa.
Como nomear um representante legal?
A escolha e nomeação do representante legal deve ser feita pelos sócios da empresa ou pelo CEO, e muitas vezes ela se dá durante o processo eleitoral de escolha da diretoria de uma sociedade.
E é nesse momento que os detalhes como prazo de duração da representação e prazo de troca do representante são definidos e devem ficar documentados.
Processo legal de nomeação
Depois de escolhido o representante legal de uma empresa, o registro deve ser realizado. Pode ser em ata ou alteração no contrato social. Mas, seja qual for a opção escolhida, é necessário que se registre em cartório para que a escolha seja validada.
Depois de feito o registro em cartório, o próximo passo é realizar a troca ou inserção de dados do novo representante legal da empresa junto à Receita Federal, e isso deve ser feito com o Documento Básico de Entrada (DBE). A Receita leva alguns dias para processar a alteração ou inserção do representante legal.
Aspectos a considerar ao escolher um representante legal
Diante dos poderes que são concedidos a um representante legal, é preciso observar alguns pontos importantes para definir a pessoa mais indicada para ocupar essa posição.
Como o grau de responsabilidade dessa posição é alto e o acesso às informações sigilosas de uma organização é livre, uma das características mais importantes na hora de escolher e nomear um representante legal é a confiança.
Confiança de que os dados da empresa serão resguardados e mantidos em sigilo. Confiança de que o representante legal designado será capaz de cumprir as atividades atribuídas pelo conselho da empresa, de acordo com os interesses dos gestores.
Então, se a escolha do representante legal não se der por meio de afinidade pessoal, ela deve ser feita com base na expertise do candidato ou seu vínculo com empresas sólidas de administração e gestão.
Representante legal em diferentes tipos de empresas
Para a escolha de um representante legal ser a melhor possível, é preciso ainda levar em conta o tamanho da empresa a ser representada.
Diferenças de funções em empresas de pequeno, médio e grande porte
Muitas vezes, em pequenas e médias empresas, o representante legal é um dos sócios, já que, geralmente, toda a parte societária participa ativamente do negócio. Mas também é possível contratar, através de uma empresa especializada nesse tipo de serviço, uma pessoa de fora para representar legalmente a organização.
Já nas empresas de grande porte, onde a burocracia costuma ser maior em razão do número de sócios, é mais comum que alguém de fora da organização seja escolhido para exercer a função de representante legal.
Considerações para empresas internacionais
Já no caso de empresas estrangeiras que querem se estabelecer no Brasil e nomear um representante legal, o caso se torna um pouco mais peculiar, uma vez que, em muitos casos, os sócios não se encontram no país.
Então, é preciso optar por alguém de nacionalidade brasileira ou mesmo uma pessoa de outra nacionalidade, desde que possua visto de permanência, residência e trabalho no país. Esse representante normalmente é chamado de procurador societário.
A ele são outorgados plenos poderes para, em nome da empresa, lidar com notificações judiciais, manter relação com município, estado e federação nas questões pertinentes, e agir em nome dos sócios em transações financeiras. Qualquer outro tipo de designação também deve ser mencionado no contrato social ou estatuto.
