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Uma instituição do porte de um hospital possui um banco de dados realmente impressionante, tamanha a quantidade de dados inseridos em seus arquivos. Mas com o SAME (Sistema de Arquivo Médico Eletrônico) hospitalar, a gestão desses dados ficou bem mais prática e fácil.
Dependendo do tamanho do hospital, são centenas de pessoas que passam por ele diariamente e precisam ser cadastradas, bem como todos os dados pertinentes aos procedimentos realizados devem ser lançados.
Como o SAME é o responsável pela organização dessas informações, vamos contar um pouco mais sobre como funciona esse departamento. Vamos falar sobre a mudança do papel para o digital, os benefícios do SAME e como ele impacta na qualidade do atendimento aos pacientes hospitalares.
O que é SAME Hospitalar e como funciona?
Agora vamos explicar o conceito de SAME e mostrar como ele facilita a gestão das informações dos pacientes:
Definição de SAME (Sistema de Arquivo Médico Eletrônico)
O SAME, ou Sistema de Arquivo Médico Eletrônico, é o departamento responsável pelo arquivamento de todos os prontuários dos pacientes de um hospital. Em princípio, esse controle era feito de forma manual, com arquivos físicos de papel.
Mas, com o passar do tempo, os papéis acabavam se deteriorando, ocupando um espaço enorme, e o acesso a eles não era realizado de forma tão simples, já que vários pacientes passavam por diversos especialistas e seu armazenamento sempre acabava por gerar dúvidas.
Para evitar a duplicidade, perda ou falta de informações, os hospitais, com o avanço da tecnologia, puderam alterar a forma de arquivamento desse material, passando a guardar tudo de forma eletrônica.
Por isso, o SAME, que também é conhecido como sistema de arquivamento e gerenciamento eletrônico hospitalar, foi desenvolvido com o objetivo de possibilitar o acesso fácil às informações de cada paciente, oferecendo mais qualidade e agilidade aos serviços prestados.
Como o SAME facilita a gestão de prontuários médicos no ambiente hospitalar
Uma vez que os prontuários eletrônicos foram inseridos na rotina hospitalar, pode-se perceber o quanto esse tipo de arquivamento de informações contribui para que os profissionais de saúde prestem um atendimento de excelência, baseado em todas as informações pertinentes a cada paciente.
E, com isso, surgiu a necessidade de gerir de forma atualizada esses prontuários, sendo o SAME a solução tecnológica ideal. Com esse sistema, é possível acessar a qualquer hora e lugar todas as informações necessárias para realizar procedimentos, bem como ter acesso aos exames, laudos e demais dados.
Não é mais preciso reservar um espaço físico enorme para o armazenamento dos dados, contratar mão de obra extra para manusear a papelada, e o acesso rápido aos dados dos pacientes possibilita um diagnóstico mais preciso. Assim, os profissionais de saúde podem realizar uma escolha mais assertiva do melhor tratamento, de forma individualizada.
Quais são os benefícios do SAME na Gestão de Prontuários?
Vejamos abaixo alguns dos pontos fortes na utilização do SAME na gestão de prontuários hospitalares:
Eficiência na organização e armazenamento de dados
Através do SAME, a organização e o arquivamento de documentos importantes, como resultados de exames, medicamentos receitados e diagnósticos de diferentes especialistas, ficam muito mais simples, já que os dados ficam reunidos em um único lugar, de fácil acesso aos profissionais de saúde.
Redução de erros médicos e melhora no atendimento ao paciente
Uma das grandes vantagens do SAME é que, através dele, os médicos terão acesso a todo o histórico de seus pacientes, mesmo de especialidades diversas, através do prontuário eletrônico.
Com isso, é muito mais fácil ter uma visão geral do quadro de cada paciente, permitindo assim a tomada mais assertiva de decisões, diagnósticos mais precisos e a redução de possíveis erros em razão da falta de informações sobre o caso.
Facilidade no acesso e compartilhamento de informações
Como em qualquer sistema eletrônico, o acesso ao SAME pode ser controlado, e apenas pessoas autorizadas terão como ver as informações de cada paciente, podendo compartilhar os dados com quem for necessário.
Esse tipo de iniciativa agiliza bastante o acesso aos dados e, além de facilitar a vida de profissionais de saúde, contribui para melhorar a eficiência no diagnóstico e tratamento dos pacientes.
Técnicas de criptografia e autenticação
O SAME é capaz de garantir a segurança e a integridade de todas as informações nele contidas através das ferramentas tecnológicas de criptografia de dados. E a autenticação dos usuários possibilita que as informações contidas nos prontuários dos pacientes só sejam acessadas pelas pessoas autorizadas.
Conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
Cada país tem sua legislação sobre o uso, manutenção e segurança de dados de terceiros, e aqui no Brasil a LGPD é a responsável pela regulamentação dessas informações. O SAME foi desenvolvido de acordo com as regras estipuladas pela Lei Geral de Proteção de Dados e oferece segurança aos pacientes e usuários do sistema.
Auditorias e controle de acesso para proteção de dados sensíveis
Caso seja necessária a realização de auditorias, o armazenamento eletrônico de dados torna tudo mais transparente e ágil, já que o acesso às informações se dá de maneira muito mais simplificada.
E, como já mencionamos antes, o sistema é capaz de restringir o acesso apenas a pessoas autorizadas pelos gestores, evitando assim o vazamento de dados pessoais e médicos.
Quais são os desafios na implementação do SAME em hospitais?
Sabemos que mudanças requerem uma dose extra de paciência, investimento em capacitação das equipes envolvidas na implementação do sistema e ferramentas com tecnologia de ponta para que o resultado seja bem-sucedido. Vejamos agora algumas das questões que precisam ser observadas no momento de aderir ao SAME:
Custos de implementação e manutenção
Os gestores precisam ter a noção de que a adesão a um sistema tecnológico que vai trazer uma série de benefícios para o negócio não deve ser vista como um custo, e sim como investimento em melhoria e atendimento de excelência.
Porém, é possível que, num primeiro momento, a compra do sistema cause algum tipo de impacto nas finanças do hospital. Ainda assim, é possível dizer que isso será rapidamente diluído com as melhorias e agilidade no atendimento e gestão das informações.
Treinamento da equipe e adaptação à tecnologia
Para que o uso do SAME atinja seu máximo potencial e todos os seus recursos possam ser utilizados, é necessário preparar a equipe que vai ter acesso ao manuseio do sistema.
Treinamentos com profissionais capacitados, palestras com as equipes envolvidas na implementação do SAME e constante atualização sobre as informações pertinentes ao sistema são fundamentais para obter sucesso na implementação.
Integração com sistemas já existentes no hospital
Uma das grandes dúvidas que os gestores apresentam antes de aderirem ao SAME é sobre a integração com os sistemas que já são utilizados no hospital. E é totalmente pertinente se inteirar sobre isso.
O que pode ser dito sobre isso é que o SAME foi desenvolvido para funcionar em conjunto com uma série de ERPs já existentes no mercado hospitalar, e essa integração é o que vai possibilitar manter o fluxo de informações ininterrupto, sem que seja preciso fazer substituições ou inserção de dados em novos sistemas.
Qual o impacto do SAME na qualidade do atendimento ao paciente?
O impacto que uma boa gestão das informações pode causar no atendimento aos pacientes é impressionante, já que, através do SAME, é possível ter acesso aos dados de todos os procedimentos já realizados por cada pessoa no hospital.
Além disso, o SAME é capaz de fornecer indicadores estatísticos que são altamente confiáveis, embasados por pesquisas científicas feitas com o intuito de desenvolver políticas públicas na área de saúde.
Como a digitalização melhora o tempo de resposta e a tomada de decisões clínicas
Para termos dimensão de como o SAME é capaz de alterar o atendimento de pacientes, basta imaginar uma pessoa que chega para ser atendida num hospital onde o sistema de prontuários é feito de forma manual.
Cada especialidade médica terá suas informações isoladas das outras, e muitos exames poderão ser repetidos em razão do não compartilhamento de dados, gerando assim mais demandas para o paciente e custo extra para o hospital.
Já com a integração das informações, os casos podem ser estudados como um todo, percebendo como o paciente foi diagnosticado por diferentes profissionais, quais exames já foram feitos e como proceder com o tratamento.
O papel do SAME na colaboração entre equipes médicas
Algumas especialidades médicas podem ser interdependentes, como um cardiologista e um geriatra, ou um ortopedista e um fisioterapeuta, por exemplo.
Por isso, ter o histórico completo de cada paciente disponível em um só lugar, com o acesso de todos os profissionais da área de saúde, é a melhor solução para um atendimento de excelência, proporcionando a possibilidade de oferecer os melhores diagnósticos e tratamentos, de forma personalizada e empática
