Tendências em certificação digital para pequenas e médias empresas

A gestão de empresas é sempre um processo que requer máxima atenção, já que os desafios envolvem muita burocracia e demandam bastante segurança, uma vez que há a tratativa de dados sensíveis e confidenciais. Por isso, muitos gestores adotaram a certificação digital para pequenas e médias empresas. 

O certificado digital para pequenas e médias empresas é uma ferramenta que vai auxiliar os empresários a gerir seus negócios com agilidade e máxima segurança, seja na hora de enviar documentos fiscais ou de acessar sites de bancos com toda proteção. 

Para que pequenos e médios empreendedores saibam um pouco mais sobre o tema, vamos contar as vantagens que a certificação digital pode oferecer a quem está em busca de uma maneira mais rápida, desburocratizada e sigilosa de elevar a gestão de sua empresa. Vamos lá! 

O que é certificação digital e sua importância para PMEs? 

A certificação digital é a tecnologia que permite maior segurança, sigilo e praticidade na troca de dados, e isso se dá através do certificado digital, que pode ser utilizado tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas. 

O certificado digital funciona como uma carteira de identidade digital e dá a garantia de que você é quem afirma ser, pois só é concedido após uma checagem rigorosa do seu signatário. 

Através da certificação digital para pequenas e médias empresas, seus gestores poderão comprovar sua identidade, realizar assinaturas digitais sem necessidade de idas ao cartório para reconhecimento, emitir notas fiscais eletrônicas, acessar áreas restritas de sites privados e públicos, como o da Receita Federal, fazer o envio de documentos sobre suas obrigações fiscais e com funcionários, entre outras utilidades. 

Quais são os benefícios da certificação digital para PMEs? 

A certificação digital descortinou um novo mundo para os pequenos e médios empresários, e mesmo as empresas que não são obrigadas por lei a utilizar o certificado digital para resolver suas atribuições estão investindo nesta ferramenta que facilita bastante a gestão. 

Vejamos abaixo alguns dos benefícios que eles podem oferecer: 

Eficiência 

Para quem está no processo de abertura de sua empresa, a certificação digital pode ser de grande valia, uma vez que ela reduz muito a burocracia com o envio de documentos à Receita Federal e ao INSS, e ainda permite acessar de forma descomplicada o Simples Nacional e enviar facilmente o IRPJ. 

Para empresas que precisam emitir notas fiscais eletrônicas, o certificado digital é obrigatório, garantindo a autenticidade e a validade jurídica das notas fiscais. Além disso, ele desburocratiza o processo, permitindo acesso prático e seguro às plataformas de emissão. 

Muitas pequenas e médias empresas poderão ter novas chances de negócios, pois muitas das licitações são realizadas apenas com o uso da certificação digital, e somente os fornecedores que tiverem um certificado digital válido serão considerados para novas parcerias. 

Como quase todos os procedimentos são realizados de forma digital, há um ganho enorme em eficiência, tornando a gestão da sua empresa muito mais descomplicada, e com menos chances de erros ou duplicidade. 

Esse tipo de recurso permite que seus colaboradores estejam focados em tarefas de cunho mais estratégico e ainda garante que todas as obrigações fiscais estejam em dia, sem risco de perda de documentos ou duplicidade, já que há a possibilidade de consultar no histórico do seu certificado digital todos os acessos e processos realizados através dele. 

Redução de custos 

Mais um dos grandes benefícios oferecidos pela certificação digital é a redução de custos. O valor a ser pago na compra do certificado digital se torna irrisório quando comparado ao que sua empresa pode economizar usando um certificado digital. 

Com a automação de muitos processos que eram feitos de forma manual e presencial, os gestores não precisam mais despender gastos ou tempo com impressões, ida a cartórios ou a órgãos públicos para entrega de documentos fiscais, emissão de blocos de notas fiscais, entre outros envios de documentos que são feitos de maneira digital, como documentos bancários, licitatórios, entre outros. 

Segurança 

Como mencionamos acima, a certificação digital para pequenas e médias empresas funciona como uma identificação digital com validade jurídica, o que permite garantir a autenticidade e segurança em diversas transações online. 

Se sua empresa comercializa produtos de forma digital, ou mesmo recebe e envia pagamentos online, essa ferramenta oferece maior segurança aos processos. Através da certificação digital, é possível evitar vazamentos, aumentando assim a confiança que seus clientes e parceiros comerciais vão depositar na sua empresa. 

O uso de tecnologia por parte de uma empresa indica que ela está capacitada a realizar transações online com maior segurança, e muitas pessoas procuram o símbolo de certificação digital nos sites antes de realizar suas negociações. 

Conformidade fiscal 

No momento de fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas, enviar propostas comerciais ou fiscais, a utilização da certificação digital para pequenas e médias empresas é um divisor de águas. 

Poder realizar o envio de toda a documentação comprobatória de conformidade fiscal de maneira eletrônica facilita demais a vida dos gestores, economiza tempo, reduz os custos e permite que o foco se volte para temas mais relevantes. 

Ainda é preciso levar em conta que quem se mantém em dia com suas obrigações fiscais evita a necessidade de auditorias, o recebimento de sanções ou até mesmo multas por qualquer tipo de falha na entrega da documentação. 

Principais tendências em certificação digital para 2025 

Com a evolução tecnológica, novos recursos surgem na área da certificação digital, e com isso há um aumento expressivo da segurança, das funções e agilidade dos serviços. Vejamos agora algumas das tendências para 2025: 

Adoção de novas tecnologias (blockchain, IoT e biometria) 

Para seguirem sendo competitivas, as pequenas e médias empresas precisam de adequação às novas tecnologias, como a biometria, a IoT (ou Internet das Coisas) e o blockchain (que é um recurso de segurança também chamado de cadeia de blocos). 

Essas ferramentas já estão sendo amplamente utilizadas, assim como a criptografia pós-quântica, que aumenta em cerca de 40% a segurança oferecida pela certificação digital na troca de informações no ambiente online. 

Expansão de assinaturas digitais e contratos eletrônicos 

Com a evolução do formato digital de negociação, muitas operações que antes só podiam ser feitas presencialmente passaram a ser realizadas por meio do ambiente digital, e a maneira eficaz de garantir que tudo se dará de forma segura e sigilosa é através do uso da certificação digital. 

Muitas transações entre parceiros comerciais, negociações financeiras, assinatura de contratos e outros formatos de negócios passaram a ser realizados totalmente de forma online, através da assinatura digital com validade jurídica que os certificados digitais garantem. 

Maior integração com sistemas de gestão empresarial (ERP e CRM) 

Os certificados digitais passaram a ter sua tecnologia integrada a vários modelos de sistemas de gestão, como alguns ERP e CRM, o que facilita bastante o controle das tarefas burocráticas a serem realizadas e o armazenamento de documentos fiscais importantes para a rotina empresarial. 

Impacto da regulamentação e segurança cibernética 

É dever do Estado estabelecer as regras de segurança cibernética e regulamentar todas as informações necessárias para proteção dos usuários. E muitas das diretrizes tomadas adotaram o certificado digital como um recurso válido para implementação de maior segurança e controle dentro da gestão de empresas. 

O Governo Federal, desde a criação da ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, responsável pela emissão e controle da certificação digital, vem adotando todas as medidas necessárias para criar uma experiência segura para os usuários, sem o risco de vazamento de informações ou fraudes online. 

Desafios e oportunidades para PMEs na adoção da certificação digital 

Cada empresa que passa a utilizar o certificado digital na sua gestão consegue perceber com clareza a agilidade que ele pode proporcionar, além da segurança. Mas há ainda quem tenha dúvidas. Vejamos questões comuns sobre a certificação digital: 

Custos iniciais e soluções acessíveis para pequenas empresas 

Como mencionamos anteriormente, o custo despendido para adquirir um certificado digital se torna irrisório, em face das inúmeras vantagens que ele oferece. 

Esse valor deve ser visto como um investimento numa ferramenta que vai auxiliar a gestão do seu negócio, e é capaz de aumentar a segurança na troca de informações com parceiros comerciais e clientes. 

Resistência cultural e falta de conhecimento técnico 

Para quem tem uma empresa, mas ainda não está totalmente inteirado sobre os mecanismos que a tecnologia da certificação digital é capaz de facilitar, vale pesquisar mais sobre o assunto, já que o índice de renovação de certificados digitais por pequenas e médias empresas é bem alto, dadas as facilidades obtidas através dele. 

Caso ainda haja qualquer tipo de dúvida, uma boa opção é entrar em contato com outros empresários que já façam uso da certificação digital na rotina da sua empresa, e verificar o grau de aceitação. Com certeza a resposta será positiva. 

Como escolher o melhor certificado digital para sua PME? 

Se a decisão já foi tomada e você pretende adquirir seu certificado digital, o primeiro passo é avaliar as suas demandas, verificar quais são as necessidades da sua empresa, e de posse dessas informações, entrar em contato com um consultor de uma Autoridade Certificadora confiável para efetuar a sua compra. 

Tipos de certificação digital disponíveis 

Existem diversos modelos de certificados digitais e um deles com certeza será a melhor opção para sua empresa. O modelo certificado digital A1 fica instalado no dispositivo eletrônico da sua preferência, e tem validade de 1 ano. 

Já o certificado digital modelo de certificado digital A3 tem seu armazenamento feito em tokens criptográficos ou smart cards, o que pode representar uma vantagem para o usuário, já que pode ser usado em diversos dispositivos que tenham compatibilidade. A sua validade vai de 1 a 3 anos. 

Uma das mais novas tecnologias é o certificado digital em nuvem, que, como diz seu nome, não fica armazenado em nenhum tipo de mídia física, e sim em servidores de internet totalmente seguros e invioláveis. Pode ser acessado de qualquer dispositivo, sem o risco de ser perdido ou danificado. O primeiro aplicativo do mundo com essa tecnologia é o Bird ID, sendo também o modelo em nuvem mais utilizado no Brasil. 

Critérios para avaliar provedores de certificação 

Qualquer tipo de compra online deve ser feita com base no maior número possível de informações, então pesquise as Autoridades Certificadoras antes de realizar a sua compra.  

A Soluti é a maior Certificadora Digital da América Latina, com mais de 16 anos de experiência em certificação digital e uma vasta carteira de clientes de todos os portes. Possui um portfólio com as melhores soluções na área, e os consultores podem esclarecer quaisquer dúvidas antes de finalizar a compra. 

Dicas para implementação fácil e segura 

Normalmente, as Autoridades Certificadoras são extremamente explicativas e informam o passo a passo para escolha, compra e instalação do seu certificado digital. Verifique a compatibilidade das suas máquinas e não hesite em esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir. 

Outro ponto de suma importância é capacitar os colaboradores que terão acesso ao certificado digital. Oferecer treinamento para que eles possam operar corretamente o sistema é a melhor solução para evitar quaisquer contratempos.