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O Governo Federal vem implementando uma série de inovações para os micro e pequenos empreendedores, visando a regularização de inúmeros negócios que estão surgindo. Assim, para facilitar ainda mais a vida de quem pretende ou já está empreendendo, existe uma ferramenta incrível que é o Certificado Digital para o Simples Nacional.
Apesar de todos os avanços, ainda existe uma série de medidas burocráticas que todo mundo que empreende precisa tomar, além das prestações de contas mensais e anuais que são devidas. Empresas como a Soluti têm desempenhado um papel essencial nesse cenário, ao oferecer certificados digitais que simplificam processos e garantem segurança nas transações realizadas por pessoas jurídicas.
Para que os empreendedores enquadrados no Simples Nacional possam compreender melhor os benefícios proporcionados pelo certificado digital, vamos neste artigo explicar melhor suas funções, a importância de ter esse recurso, e as inúmeras vantagens que só quem utiliza o certificado tem.
O que é um Certificado Digital?
O certificado digital funciona como uma espécie de identidade virtual, conferindo ao seu signatário validade jurídica e a possibilidade de realizar assinaturas eletrônicas totalmente seguras.
É ele quem garante a integridade, segurança e autenticidade de uma série de transações feitas de forma digital. Através do certificado digital, é possível emitir Notas Fiscais Eletrônicas, acessar áreas restritas de sites e plataformas públicas e privadas, entre outras funções.
No caso de empresas enquadradas no Simples Nacional, há uma regra que aponta que todo empreendimento que conte com mais de três funcionários é obrigado a fazer uso do certificado digital.
Qual a importância do certificado digital para empresas do Simples Nacional?
Quem empreende precisa estar necessariamente atento às normas e regulamentações existentes, e o uso do certificado digital pode trazer inúmeras facilidades nesse processo. Em especial na hora de fazer transações eletrônicas ou realizar assinaturas digitais nos mais diversos tipos de documentos.
Com o uso do certificado digital para Simples Nacional, os empreendedores terão a garantia de que uma série de processos realizados em ambiente digital estarão em segurança, já que há a criptografia de ponta a ponta de mensagens e informações trocadas.
As assinaturas feitas através do certificado digital possuem validade jurídica, isentando o empreendedor de idas a cartórios. Ele previne e reduz o risco de fraudes em documentos e transações, bem como é capaz de garantir a autenticidade de remetente e receptor de mensagens e documentações.
Através dele, a emissão de Notas Fiscais é bastante facilitada, bem como o cumprimento de uma série de obrigações fiscais relativas ao seu envio, e correção, se for esse o caso. O recolhimento do FGTS de seus colaboradores também assume um formato muito mais simples, assim como o envio de demais informações trabalhistas através do e-Social.
Quais são as vantagens do certificado digital para Simples Nacional?
O certificado digital oferece uma série de vantagens tanto para pessoas físicas, quanto para jurídicas. Mas para os empreendedores do Simples Nacional, que ainda não precisam cumprir com uma série de burocracias aplicáveis apenas a empresas de grande porte, ele é ainda mais interessante. Vamos ver alguns dos benefícios de se tornar signatário:
Segurança e autenticação em transações
Como mencionamos anteriormente, o certificado digital é capaz de garantir a autenticidade e integridade de documentos enviados e recebidos, a identidade do seu signatário, a validade jurídica de assinaturas, e oferece à empresa maior segurança contra fraudes, ataques virtuais e falsificações digitais.
Seus parceiros de negócios e clientes se sentirão mais seguros e confiantes em realizar os mais diversos tipos de transações com o uso de um certificado digital, pois ele é capaz de garantir maior segurança.
Redução de burocracia e agilidade nos processos
Com o uso do certificado digital, é possível reduzir consideravelmente a burocracia em processos e trâmites da rotina de uma empresa, como, por exemplo, a entrega de declarações e documentos fiscais.
A economia de recursos é uma das grandes vantagens de adquirir seu certificado digital. Através dele, é possível realizar operações a distância, evitar deslocamento, impressões de documentos, autenticações, reconhecimentos e outros serviços cartorários.
É preciso levar em conta também o aspecto financeiro da empresa, já que muitas delas só conseguem ser abertas e se manter inicialmente através de empréstimos e financiamentos. E muitas das instituições bancárias exigem o certificado digital como comprovação de conformidade fiscal, e garantia de segurança dos dados fornecidos.
Cumprimento de obrigações fiscais e legais
Empresas que possuem funcionários têm a obrigação de enviar os dados e informações pertinentes às suas atividades, bem como prestar contas todos os meses de pagamentos, depósitos de FGTS, entre outros envios de importantes documentações.
O acesso às áreas restritas dos serviços disponibilizados pelo e-CAC, braço da Receita Federal criado para o uso dos empreendedores do Simples Nacional, é permitido, e também em diversos outros sistemas e serviços online de órgãos públicos.
Como obter um certificado digital?
Assim como qualquer tipo de compra no ambiente online, para adquirir seu certificado digital para Simples Nacional é necessário realizar uma pesquisa sobre a Autoridade Certificadora (AC), já que são elas as responsáveis pela transação.
O órgão que regulamenta e controla a emissão, uso e cancelamento dos certificados digitais é o ICP-Brasil, e por isso as ACs devem atuar sob a chancela e diretrizes por ele estabelecidas.
A Soluti é uma Autoridade Certificadora de primeiro nível, e atua há quase 20 anos no mercado de certificação digital. Sua vasta carteira de clientes, sejam pessoas físicas ou jurídicas, demonstra toda a seriedade e comprometimento com um atendimento de excelência, bem como a confiança em seus produtos e soluções.
Passo a passo para aquisição
Depois de escolher a Autoridade Certificadora, entre em contato com ela e identifique-se como Simples Nacional. Verifique quais são os produtos que podem ser utilizados para melhor atender suas demandas e faça a solicitação do certificado digital.
A AC vai dar um passo a passo de como deve ser feito o pagamento do modelo de certificado escolhido, e como é possível fazer o envio da documentação exigida para verificação e comprovação das informações prestadas.
Documentação necessária
A documentação necessária solicitada ao empreendedor pode variar de acordo com cada Autoridade Certificadora, mas vão solicitar obrigatoriamente o seguinte:
- REDESIM ou o ato constitutivo e/ou suas alterações.
- Documento de identidade (RG, CNH, Passaporte ou outro documento oficial com foto) do(s) representante(s) legal(is) da empresa.
A forma de verificação e validação das informações transmitidas pelo empreendedor pode ser feita de forma online, presencial ou por videoconferência.
Quais são os modelos disponíveis de certificado digital para empresa no Simples Nacional?
Existem diversos modelos de certificados digitais, e cada um é capaz de atender a diferentes demandas. Dois tipos em especial são os mais indicados para micro e pequenos empreendedores, o A1 e o A3. Eles apresentam diferentes especificidades, e cabe ao comprador avaliar quais recursos podem atender melhor a sua rotina.
Certificado A1
A utilização do certificado digital tipo A1 é feita através da instalação de um software em um dispositivo eletrônico. E seu uso se restringe a esse aparelho. Possui validade de um ano, e é capaz de desempenhar todas as funções que foram mencionadas ao longo do artigo.
Certificado A3
Já o certificado digital modelo A3 pode ser adaptado em diversas máquinas, já que seu se dá através de tokens ou smartcards. Basta ter um leitor de cartões digitais ou plugar o token e dar início. Sua duração varia de um a três anos, e assim como o A1, ele é capaz de realizar todas as tarefas que são tão importantes para quem se enquadra no Simples Nacional.
